Како да направите ефикасне водиче корак по корак за свој СааС производ

Водичи корак по корак су основа ваше документације и морате их имати ако желите да омогућите раст производа .

Одговарајућа документација може много допринети када се процеси екстернализују, упошљавају нови запослени и привлаче клијенти да користе ваш производ како је предвиђено.

Овај чланак ће покрити кључне елементе доброг водича за производе и алате који вам могу помоћи да их примените.

ТЛ;ДР

• Водич корак по корак је ресурс дизајниран тако да сваки запослени или клијент може да прати и изврши потребне задатке. Он оцртава и описује сваки корак за успешно испуњење процеса.
• Креирање корак-по-корак туторијала је неопходно за сваки посао скалирања. Користи размену знања (дајући корисницима брз приступ информацијама), смањује људске грешке и смањује оперативне трошкове.
• Добар водич корак по корак мора бити лак за разумевање за свакога, треба да дефинише јасне хронолошке кораке за завршетак процеса и мора да укључи додатне формате као што су видео снимци и визуелни материјали да допуне водич.
• Постоје четири корака за документовање и коришћење ваших процеса:

1. Разговарајте са својим тимом да идентификујете процесе који морају бити документовани и направите груби нацрт.
2. Истражите своју циљну публику и изградите тачну личност особе која ће читати водич (било да се ради о запосленима или купцима).
3. Нацртајте и напишите свој водич. Додавање што више детаља.
4. Додајте контролне листе својим водичима и наведите сваки задатак хронолошким редом.

• Ево неколико савета за прављење упутства корак по корак:

1. Креирајте интерактивна упутства где сваки нови корак покреће корисник који заврши претходни корак.
2. Уградите своје водиче корак по корак у свој ресурсни центар тако да корисници могу да им се врате кад год им затребају.
3. Структурирајте своје водиче и креирајте упутства, тако да корисници могу да читају само неке од чланака како би пронашли информације које траже.
4. Користите вештачку интелигенцију да генеришете и уградите видео записе у водиче у апликацији једноставним уносом текста. Интеграција између Синтхесиа и Усерпилот омогућава ово!
5. Примените локализацију и понудите упутства на више језика како бисте олакшали онима којима енглески није матерњи језик да разумеју и реплицирају ваша упутства.
6. Прикупите повратне информације од ученика и побољшајте своје водиче на основу увида корисника.
7. Редовно ажурирајте упутства и ажурирајте документацију.

• Ево три алата које можете да користите да водиче корак по корак учините мање временским:

1. Усерпилот је алатка за успех корисника која вам може помоћи да водите своје кориснике са обрасцима корисничког интерфејса као што су модали, описи алата , интерактивна упутства и тако даље. Осим тога, можете изградити своју базу знања и персонализовати њен садржај на основу корисничких сегмената.
2. Сцрибе је апликација која може да сними ваш екран када обављате задатак и одмах креира водич са снимцима екрана и детаљним упутствима.
3. Лоом је апликација за асинхронизовану комуникацију и снимање видео туторијала које можете користити да допуните документацију процеса (као и да сарађујете са саиграчима).

Шта су водичи корак по корак у СааС-у?

У СааС-у, водич корак по корак је ресурс који има за циљ да оцрта и опише сваки корак за испуњење процеса. И дизајниран је тако да сваки запослени или купац може да прати и успешно изврши потребне задатке.

За дигитално усвајање, документација је кључна за одржавање ангажовања корисника са вашим производом и разбијање сложених задатака на једноставне процесне документе.

Како водичи корак по корак користе вашем пословању?

Документовање вашег процеса је корисно и неопходно за сваки посао који жели да се повећа.

Његове кључне предности укључују:

Побољшана дељење знања

Према МцКинсеи-у , запослени проводе 20% своје радне недеље тражећи информације о задатку.

Уз одговарајућу документацију, ваш тим може брзо да приступи овим информацијама сваки пут када им затребају. Осим тога, олакшава укључивање нових запослених без много трења.

И коначно, ваши клијенти неће морати да чекају сатима да добију одговор на своје једноставне упите. Они ће одмах сами решити своје проблеме захваљујући самопослужним водичима.

Превенција људских грешака

Креирањем и дистрибуцијом водича са упутствима који описују кључне пословне процесе, можете спречити велики део грешака узрокованих неправилним процедурама.

Ваши агенти за корисничку подршку су само људи и они такође могу често да греше. Размислите о новим запосленима који још увек не познају добро шта је са производом или о исцрпљеном агенту кога је други купац контактирао на крају дугог радног дана.

Уз сталну документацију, све што ваши агенти треба да ураде је да усмере ваше клијенте ка тим ресурсима.

Нижи оперативни трошкови

Уз ефикасну размену знања и смањене људске грешке, ваши оперативни трошкови ће се неизбежно смањити као резултат смањења грешака и ефикаснијег обављања задатака.

Кључне карактеристике и елементи ефикасних водича корак по корак

Шта је онда добар водич? Ево шта треба да тражите:

Лако разумљив језик и упутства

Приступачност је неопходна за водич корак по корак. Важан део приступачности је писање јасно и концизно. Опште правило је: ако има места да скратите реч, урадите то. Реци то на најлакши могући начин.

Добар водич мора бити у стању да преузме задатак који се чини сложеним и подели га на више једноставних корака које свако може да схвати. И имати јасну представу о томе како изгледа успех и које грешке треба избегавати.

Јасно дефинисани хронолошки кораци

Сада, подела процеса на кораке није довољна ако не следи логичан редослед. Зато морате нумерисати сваки корак задатка у хронолошком току.

Одличан савет је да користите контролне листе да бисте организовали кораке у правом редоследу и олакшали њихово праћење.

Визуелни садржај и примери

Иако је текст главни медиј за документовање ваших процеса, ефикасни водичи корак по корак би такође требало да садрже визуелне и видео ресурсе како би се процес боље објаснио.

Они се могу користити за подучавање како да се крећете по интерфејсу вашег производа, разјасните концепте, олакшате криву учења или допуните ваше тренутне ресурсе.

Лоом-ови видео туторијали су одличан пример, јер су веома кратки видео снимци који објашњавају одређене задатке кориснику и могу се наћи директно у апликацији (нема потребе да напуштате).

Како документовати било који процес помоћу водича корак по корак

Упркос томе што следите најбоље праксе, можда ће вам и даље требати упутства о томе како да почнете са својом документацијом. Ево нашег процеса у четири корака да то урадимо:

1. Идентификујте које процесе документујете

Прво, морате знати шта тачно покушавате да документујете.

Погледајте шта ваш тим ради више пута и питајте их о томе које процесе вреди документовати.

Затим направите груби нацрт задатка, укључујући следеће:

• Назив задатка
• Циљ
• Испоруке
• Дефиниција “готово”

Овај нацрт ће вам помоћи да одредите обим посла за сваки задатак и дати вам основну идеју о томе како он изгледа.

2. Дефинишите корисничке личности и разумејте своју циљну публику

Не можете да објасните нешто а да не знате са ким разговарате.

Зато морате да дефинишете своју циљну публику са ликом корисника.

Било да је водич намењен запосленима или купцима, требало би да се усредсредите на важне аспекте, као што су послови које треба обавити , болне тачке, одговорности, мотивације итд.

А да бисте ефикасно изградили своју личност, морате прикупити своје податке из интервјуа, повратних информација купаца и микро анкета . Измишљена личност ће бити бескорисна.

Узмите ову личност менаџера маркетинга производа као пример:

3. Наведите сваки корак процеса и напишите садржај

Са процесима и профилом ваше циљне публике при руци, можете започети процес креирања.

Прво направите скицу ресурса који правите.

Ако је то СОП, креирајте заглавља за сваки корак процеса и додајте белешке о томе шта задатак подразумева и шта не треба радити.

Када имате пристојан нацрт, започните сесију писања и објасните сваки процес дубљим нивоом детаља. Обавезно рашчланите информације помоћу тачака, ГИФ-ова, инфографика или видео туторијала да бисте их лакше сварили.

И на крају, добра је идеја да се спроведе бар један круг уређивања како би се осигурало да је писање јасно, сажето и да не омета корисника непотребним информацијама.

4. Користите траке напретка и контролне листе да укажете на напредак

Када се ваш ресурс заврши, можете га пренамијенити у различите формате – посебно контролне листе.

За нове купце, на пример, желите да корисници дођу до тачке активације и схвате вредност вашег производа што је брже могуће.

Да бисте помогли у томе, можете пренамијенити СОП у контролне листе за укључење како бисте клијенте водили кроз основне карактеристике вашег производа и учинили да сложени процес изгледа лакшим уз мање кораке.

Професионални савет : Најбоља пракса у дизајну УКС-а је додавање траке напретка и лажних задатака (кораци су већ прецртани) како би се корисник осећао као да је напредовао. Делује зато што – према Зеигарниковом ефекту – наш мозак памти недовршене задатке, што нам даје већу мотивацију да завршимо нешто што смо већ започели.

Савети за креирање ефикасних водича корак по корак

Када почнете да објављујете и користите водиче у својој компанији, још увек постоји неколико савета који би могли да направе разлику између водича који се чита и оног који се прати.

Користите интерактивна упутства у којима корисници уче кроз рад

Упутства о производу су интерактивна искуства у апликацији, која се обично састоје од низова описа алата и вођених радњи, које воде корисника кроз кораке које треба да предузме да би обавио кључне задатке у оквиру производа.

Узбудљива ствар је то што се сваки нови корак покреће тако што корисник заврши претходни корак. Нема произвољног бацања информација о кориснику пре него што им затреба.

Из перспективе корисника, ово изгледа као пријатељско ћаскање један на један.

Уградите своје водиче корак по корак у свој ресурсни центар

Учините своје водиче видљивим и лако доступним како би ваши корисници увек могли да их поново посете.

Да бисте то урадили, креирајте корисника центра ресурса у апликацији и у њега уградите све своје самоуслужне ресурсе .

Поред водича, можете додати и виџет за повратне информације у своју базу знања да бисте омогућили пасивне повратне информације и дали им приступ ћаскању уживо и едукативним вебинарима у случају да водичи нису довољни да им помогну.

Одржавајте добро структуиран водич којим се лако крећете

Лако је објавити много водича и заборавити на њихово организовање.

Резултат је неуредан ресурсни центар којим је корисницима тешко да се крећу.

За ово је важно да организујете своје ресурсе и креирате структуру за своје водиче (нарочито ако су дугачки).

То можете да урадите на много начина, као што је додавање табеле садржаја у свој водич или груписање више водича да бисте направили цео водич.

Асана, на пример, то ради прилично добро тако што додаје све поменуте савете и олакшава кориснику да се креће и брзо пређе на информације које траже без потребе да читају цео водич.

Користите вештачку интелигенцију да генеришете и уградите видео записе у водиче у апликацији

У добу смо у којем користите вештачку интелигенцију за креирање интерактивних видео водича једноставним куцањем текста.

Помоћу алата за креирање видео записа са вештачком интелигенцијом као што је Синтхесиа, можете да генеришете видео туторијале и брзо пренамените водиче за производе у видео записе.

Осим тога, ако желите да га доведете на следећи ниво, Синтхесиа се интегрише са Усерпилот-ом (алатка за успех купаца), омогућавајући вам да уградите аутоматизоване видео туторијале у своје УИ обрасце (описи алата, контролне листе, итд.) да бисте образовали клијенте.

Понудите упутства на више језика

Као међународна СааС компанија, вероватно имате клијенте из целог света.

Па зашто им не бисте направили водиче за производе на њиховим локалним језицима и олакшали им читање и разумевање упутстава?

Превођење сваке информације на више језика може звучати као исцрпљујући процес, али локализација је дефинитивно вредна труда. Осим тога, постоји много алата који вам могу помоћи да ово аутоматизујете и скалирате!

Помоћу алата као што је Усерпилот, можете аутоматски да преведете садржај своје базе знања на више од 32 језика. Штавише, чак можете да преведете своја искуства у апликацији на више језика!

Прикупите повратне информације од ученика и побољшајте своје водиче

Пракса која се највише занемарује је добијање повратних информација од људи који читају вашу документацију. Такве повратне информације могу вам дати дубљи увид у то како да креирате боље водиче у будућности и олакшате живот својим корисницима.

Измерите ефикасност својих водича прикупљањем података од ученика . Можете да користите ове податке да бисте идентификовали водиче које треба побољшати јер су их ученици оценили као бескорисни. Затим, користећи увиде својих стручњака, можете поново да прегледате и побољшате ове водиче.

Редовно ажурирајте упутства

Ажурирајте документацију како се токови посла, функције и смернице мењају. Уместо да се муче са застарелим упутствима, читаоци могу да прате нова и да обављају свој посао без трзања.

Алати за креирање водича корак по корак

Креирање, пренамјена и организовање ресурса може бити дуготрајно.

Срећом, постоје неки корисни алати које можете користити да бисте олакшали овај процес (и не зову се Мицрософт Ворд):

Усерпилот

Усерпилот је алатка за успех корисника за прављење водича у апликацији користећи неколико образаца корисничког интерфејса унутар вашег производа, као што су контролне листе, описи алата, модали итд.

Корисно је када желите да промените кориснички водич у контролну листу или интерактивни водич – тако да корисници могу да добију обуку која им је потребна директно у апликацији без потребе да проверавају додатну картицу.

И не само то, већ вам такође омогућава да креирате базу знања у апликацији и прикажете персонализовани садржај на основу сегмента корисника. Плус вам пружа могућност да аутоматски преведете своје ресурсе на више од 32 језика.

Сцрибе

Ако вам је потребан алат за креирање стварних ресурса, Сцрибе је алатка коју тражите.

Помоћу Сцрибе-а можете снимити свој екран док обављате задатак, а када завршите, он ће изложити све кораке са снимцима екрана са коментарима, добрим писањем и ознакама за кликове.

За наменске задатке, можете лако да замолите некога из вашег тима да сними и пошаље Сцрибе нацрт, тако да само треба да га уредите и додате детаље, прилагодите га за брендирање, повежете друге ресурсе и тако даље.

Водичи се могу делити са везом или извозити у друге формате.

Разбој

Лоом је апликација за прављење видео туторијала и брзо допуњавање водича.

Алат може истовремено да сними ваш екран и камеру, што олакшава прављење водича за било који процес, даје повратне информације у покрету, сарађује и побољшава искуство укључивања.

Осим тога, Лоом вам такође омогућава да организујете своје видео записе, додате коментаре и уређујете их док завршите снимање—тако да нема потребе да користите алате за уређивање видео записа за основне формате.

Окончање

Нема сумње да је документовање ваших процеса неопходно ако желите да ваше пословање неометано функционише.

Дакле, ако сте заинтересовани да искористите интерактивне водиче корак по корак у вашој компанији, затражите демо Усерпилот да бисте максимално искористили свој новац.