如何为你的SaaS产品创建有效的分步指南

分步指南是你的文档的基础，如果你想实现产品的增长，这是必须的。

在外包流程、雇用新员工和让客户按预期使用你的产品时，适当的文件可以发挥很大的作用。

本文将介绍一个好的产品指南的关键要素以及可以帮助你实现这些要素的工具。

TL;DR

• 分步指南是一种资源，旨在使任何员工或客户都能贯彻和执行所需的任务。 它概述和描述了成功完成一个过程的每个步骤。
• 创建分步骤的教程对于任何规模化的业务都是必要的。 它有利于知识共享（让用户快速获取信息），减少人为错误，并降低运营成本。
• 一份好的分步指南必须让任何人都容易理解，应该定义明确的按时间顺序完成的步骤，并需要包括额外的格式，如视频和视觉效果，以补充指南。
• 有四个步骤来记录和使用你的流程：

1. 与你的团队交谈，确定必须记录的过程，并创建一个粗略的草案。
2. 研究你的目标受众，建立一个准确的将阅读指南的人的角色（无论它是为员工还是客户）。
3. 提纲挈领，写出你的指南。 尽可能多地添加细节。
4. 在你的指南中添加检查清单，并按时间顺序列出每项任务。

• 以下是创建分步指示的一些提示：

1. 创建交互式演练，每一个新的步骤都由用户完成前一个步骤来触发。
2. 在你的 资源中心 嵌入你的分步指南，以便用户在需要时可以随时回来查阅。
3. 构建你的指南并创建演练，这样用户只需阅读文章的一部分就可以找到他们要搜索的信息。
4. 使用人工智能，只需输入文字就能生成并嵌入视频到应用内指南中。 Synthesia和Userpilot之间的整合使这成为可能!
5. 实施 本地化并提供多种语言的指导，使非英语母语者更容易理解和复制你的指示。
6. 收集来自学习者的反馈，并根据用户的意见改进你的指南。
7. 定期更新你的指示并保持你的文件是最新的。

• 这里有三个工具，你可以用来使分步指南不那么费时：

1. Userpilot是一个客户成功工具，可以帮助你用UI模式引导用户，如模态、工具提示、交互式演练等等。 此外，你可以建立你的知识库，并根据用户细分市场个性化其内容。
2. Scribe是一个应用程序，可以在执行任务时记录你的屏幕，并立即创建一个带有屏幕截图和详细说明的指南。
3. Loom是异步通信和录制视频教程的首选应用，你可以用它来补充你的流程文件（以及与你的队友合作）。

什么是SaaS中的分步指南？

在SaaS中，分步指南是一种资源，旨在概述和描述完成一个过程的每一步。 而且，它的设计使任何员工或客户都能跟进并成功执行所需的任务。

对于数字化的采用，文档是让用户参与你的产品并将复杂的任务分解成简单的流程文件的关键。

循序渐进的指南如何使你的企业受益？

记录你的过程对任何想要扩大规模的企业都是有益的，也是必要的。

其主要优点包括：

改善知识共享

根据麦肯锡的数据，员工在工作周内有20%的时间是在搜索关于一项任务的信息。

有了正确的文件，这些信息可以在你的团队每次需要的时候快速获取。 此外，它使新员工入职更容易，没有太多的摩擦。

最后，你的客户将不必为他们的简单询问等待数小时才能得到答案。 由于有自助服务指南，他们会立即自行解决他们的问题。

防止人为错误

通过创建和分发概述关键业务流程的操作指南，你可以防止因程序不当而造成的一大块错误。

你的客户支持人员只是人，他们也会经常犯错。 想想那些还不太了解产品内涵的新员工，或者在漫长的工作日结束时被另一个客户联系到的疲惫不堪的代理。

有了稳定的文件，你的代理所要做的就是引导你的客户使用这些资源。

降低运营成本

随着高效的知识共享和人为错误的减少，你的运营成本将不可避免地减少，因为错误减少了，任务完成得更有效率。

有效的分步指南的主要特点和要素

现在，首先是什么使得一个好的指南？ 以下是你应该寻找的东西：

易于理解的语言和说明

可访问性对于一步步的指南来说是至关重要的。 无障碍性的一个重要部分是写得清楚和简明。 一般的规则是：如果有空间削减一个词，就这样做。 尽可能用最简单的方式说出来。

一个好的指南必须能够将一项看似复杂的任务划分为多个简单的步骤，任何人都可以掌握。 并对成功是什么样子以及要避免哪些错误有清晰的认识。

明确界定的时间顺序步骤

现在，如果一个过程不遵循逻辑顺序，把它分成几个步骤是不够的。 这就是为什么你必须按时间流程对任务的每一步进行编号。

一个很好的建议是使用核对表，以正确的顺序组织步骤，使其更容易遵循。

视觉内容和实例

虽然文字是记录你的过程的主要媒介，但有效的分步指南也应该包括视觉和视频资源，以更好地解释这个过程。

这些可以用于教授如何浏览你的产品的界面，澄清概念，缓解学习曲线，或补充你的现有资源。

Loom的视频教程是一个很好的例子，因为它们是非常短的视频，向用户解释具体的任务，并且可以在应用内找到（不需要离开）。

如何用分步指南记录任何过程

尽管遵循最佳实践，你可能仍然需要指导如何开始你的文件。 以下是我们的四步流程：

1.确定你要记录的是什么过程

首先，你需要知道你到底想记录什么。

看看你的团队正在重复做什么，问问他们哪些过程值得记录。

然后，创建一个任务的粗略草稿，包括以下内容：

• 任务的名称
• 目标
• 可交付的成果
• “完成 “的定义

这份草案将帮助你确定每项任务的工作范围，并让你对它的外观有一个基本概念。

2.定义用户角色并了解你的目标受众

如果不知道你在和谁说话，你就无法解释一些事情。

这就是为什么你需要用一个用户角色来定义你的目标受众。

无论指南是针对员工还是客户，你都应该把重点放在重要的方面，比如要做的工作、痛点、责任、动机等等。

而为了有效地建立你的角色，你必须从访谈、客户反馈和微调查中收集数据。 虚构的角色将是无用的。

以这个产品营销经理的角色为例：

3.概述流程的每个步骤并撰写内容

有了这些流程和你的目标受众的资料在手，你就可以开始创作了。

首先，为你要做的资源做一个大纲。

如果是SOP，为流程的每一步创建标题，并添加关于该任务需要做什么和不能做什么的注释。

一旦你有了一个像样的大纲，就开始写作，并对每个过程进行更深层次的解释。 确保用要点、GIF、信息图或视频教程来分解信息，使其更容易消化。

而在最后，最好是进行至少一轮的编辑，以确保写作清晰、简洁，不会用不必要的信息分散用户的注意力。

4.使用进度条和检查表来表明进展情况

一旦你的资源完成了，你可以把它重新用于不同的格式–特别是检查清单。

例如，对于新客户，你希望用户能尽快达到激活点，实现你产品的价值。

为了帮助解决这个问题，你可以将SOP重新用于入职检查表，引导客户了解你的产品的核心功能，并通过更小的步骤使复杂的过程看起来更容易。

专业提示：用户体验设计的最佳实践是添加一个进度条和假任务（已经划掉的步骤），使用户感觉他们已经取得了进展。 它之所以起作用，是因为根据齐格尼克效应，我们的大脑会记住未完成的任务，让我们有更大的动力去完成我们已经开始的事情。

创建有效的分步骤指南的技巧

一旦你开始在你的公司发布和使用指南，仍有一些提示可以使一个被阅读的指南和一个被遵守的指南之间产生差异。

采用互动式演练，让用户在实践中学习

产品演练是应用内的互动体验，通常由一系列的工具提示和驱动动作组成，带领用户完成他们需要采取的步骤，以完成产品内的关键任务。

令人激动的是，每一个新的步骤都是由用户完成前一个步骤而触发的。 在用户需要之前，不会任意向他们倾倒信息。

从用户的角度来看，这感觉就像一个友好的、一对一的聊天。

在你的资源中心嵌入你的分步指南

让你的指南显而易见，并且容易获得，以便你的用户可以随时重温它们。

为此，创建一个应用内资源中心用户，并将你所有的自助资源嵌入其中。

除了指南，你还可以在你的知识库中添加一个反馈小工具，以实现被动的反馈，并让他们获得即时聊天和教育网络研讨会，以防指南不足以帮助他们。

保持一个结构良好的指南，使其易于浏览

发布大量的指南，而忘记组织它们是很容易的。

其结果是一个混乱的资源中心，用户很难浏览。

为此，组织你的资源并为你的指南创建一个结构是很重要的（特别是如果它们是长的）。

你可以通过多种方式做到这一点，比如在你的指南中加入内容表，或者将多个指南分组，形成一个完整的导览。

例如，Asana就很好地做到了这一点，它添加了所有提到的提示，并使用户易于浏览和快速跳转到他们正在寻找的信息，而不必阅读整个指南。

使用人工智能生成并将视频嵌入到应用内指南中

我们正处于这样一个时代，你可以利用人工智能，通过简单地输入文字来创建互动视频指南。

通过Synthesia这样的人工智能视频创作工具，你可以生成视频教程，并迅速将产品指南重新用于视频中。

此外，如果你想让它更上一层楼，Synthesia与Userpilot（一种客户成功工具）集成，允许你在你的用户界面模式（工具提示、检查清单等）内嵌入自动视频教程，以教育客户。

提供多语言的指导

作为一家国际SaaS公司，你可能有来自世界各地的客户。

那么，为什么不以他们的当地语言为他们创建产品指南，使他们更容易阅读和理解说明呢？

将每条信息翻译成多种语言，听起来是一个耗费精力的过程，但本地化 绝对值得努力。 此外，有很多工具可以帮助你实现自动化和规模化!

通过像Userpilot这样的工具，你可以将你的知识库内容自动翻译成32种以上的语言。 此外，你甚至可以将你的应用内经验翻译成多种语言

收集学习者的反馈并改进你的指南

最被忽视的做法是，从阅读你的文件的人那里获得反馈。 这样的反馈可以让你更深入地了解如何在未来创建更好的指南，让用户的生活更轻松。

通过收集学习者的数据来衡量你的指南的有效性。 你可以利用这些数据来确定需要改进的指南，因为学习者对它们的评价是无益的。 然后，利用你的专家的见解，你可以重新审视和加强这些指南。

定期更新你的指示

随着工作流程、功能和准则的变化，保持你的文件更新。 读者不用再纠结于过时的说明，而是可以遵循新的说明，毫无摩擦地完成工作。

用于创建分步指南的工具

创建、重新利用和组织资源可能非常耗费时间。

值得庆幸的是，有一些有用的工具可以用来缓解这一过程（而且不叫微软Word）：

用户试点

Userpilot是一个客户成功工具，用于在你的产品内部使用几种UI模式构建应用内指南，如检查表、工具提示、模态等。

当你想把用户指南重新用于核对表或交互式演练时，这很有用–这样用户就可以在应用内接受他们需要的培训，而不必再查看其他标签。

不仅如此，它还允许你创建一个应用内的知识库，并根据用户细分显示个性化的内容。 另外还让你选择将你的资源自动翻译成32种以上的语言。

抄写员

如果你需要一个创建实际资源的工具，Scribe就是你要找的工具。

有了Scribe，你可以在执行任务时记录你的屏幕，一旦你完成了，它就会用注释的屏幕截图、好的文字和点击标记来布置所有的步骤。

对于专门的任务，你可以很容易地请你的团队中的某个人做录音，并把Scribe草稿发给你，这样你只需要编辑它并添加细节，定制它的品牌，链接其他资源，等等。

指南可以通过链接分享或导出为其他格式。

纺织机

Loom是一个创建视频教程和快速补充指南的首选应用。

该工具可以同时记录你的屏幕和摄像头，使你可以轻松地对任何流程进行演练，在旅途中给予反馈，进行协作，并改善入职体验。

此外，Loom还允许你组织你的视频，添加评论，并在你完成录制时对其进行编辑–因此没有必要为基本格式使用视频编辑工具。

收尾工作

毫无疑问，如果你想让你的业务顺利运行，记录你的流程是必要的。

因此，如果你对在你的公司利用互动式分步指南感兴趣，请申请一个Userpilot演示，以获得最大的收益。