Hvordan lage effektive trinn-for-trinn-veiledninger for SaaS-produktet ditt

Trinn-for-trinn-veiledninger er grunnlaget for dokumentasjonen og et must hvis du ønsker å muliggjøre produktvekst .

Riktig dokumentasjon kan komme langt når du outsourcer prosesser, ansetter nye medarbeidere og tar inn kunder til å bruke produktet ditt etter hensikten.

Denne artikkelen vil dekke nøkkelelementene i en god produktguide og verktøyene som kan hjelpe deg med å implementere dem.

TL;DR

• En trinn-for-trinn-guide er en ressurs utformet slik at enhver ansatt eller kunde kan følge gjennom og utføre de nødvendige oppgavene. Den skisserer og beskriver hvert trinn for å gjennomføre en prosess vellykket.
• Å lage trinnvise opplæringsprogrammer er nødvendig for enhver skaleringsvirksomhet. Det fordeler kunnskapsdeling (gir brukerne rask tilgang til informasjon), reduserer menneskelige feil og reduserer driftskostnadene.
• En god trinn-for-trinn-guide må være lett for alle å forstå, bør definere klare kronologiske trinn for å fullføre prosessen, og må inkludere flere formater som videoer og visuelle elementer for å komplettere veiledningen.
• Det er fire trinn for å dokumentere og bruke prosessene dine:

1. Snakk med teamet ditt for å identifisere prosessene som må dokumenteres og lage et grovt utkast.
2. Undersøk din målgruppe og bygg en nøyaktig persona av personen som skal lese veiledningen (enten det er for ansatte eller kunder).
3. Skisser og skriv guiden din. Legge til så mange detaljer som mulig.
4. Legg til sjekklister i guidene dine og skriv opp hver oppgave i kronologisk rekkefølge.

• Her er noen tips for å lage trinnvise instruksjoner:

1. Lag interaktive gjennomganger der hvert nye trinn utløses av at brukeren fullfører det forrige trinnet.
2. Bygg inn trinnvise veiledninger i ressurssenteret ditt slik at brukerne kan komme tilbake til dem når som helst de trenger dem.
3. Strukturer guidene dine og lag gjennomganger, slik at brukere bare kan lese noe av artikkelen for å finne informasjonen de søker etter.
4. Bruk AI til å generere og bygge inn videoer i guider i appen ved å skrive inn tekst. Integrasjonen mellom Synthesia og Userpilot gjør dette mulig!
5. Implementer lokalisering og gi veiledning på flere språk for å gjøre det lettere for engelskspråklige som ikke har morsmål å forstå og replikere instruksjonene dine.
6. Samle tilbakemeldinger fra elevene og forbedre veiledningene dine basert på brukerinnsikt.
7. Oppdater instruksjonene dine regelmessig og hold dokumentasjonen oppdatert.

• Her er tre verktøy du kan bruke for å gjøre trinnvise veiledninger mindre tidkrevende:

1. Userpilot er et kundesuksessverktøy som kan hjelpe deg med å veilede brukerne dine med brukergrensesnittmønstre som modaler, verktøytips , interaktive gjennomganger og så videre. I tillegg kan du bygge kunnskapsbasen din og tilpasse innholdet basert på brukersegmenter.
2. Scribe er en app som kan ta opp skjermen din når du utfører en oppgave og umiddelbart lage en guide med skjermbilder og detaljerte instruksjoner.
3. Loom er go-to-appen for asynkron kommunikasjon og opptak av videoopplæringer som du kan bruke for å komplettere prosessdokumentasjonen din (samt samarbeide med lagkameratene dine).

Hva er trinnvise veiledninger i SaaS?

I SaaS er en trinn-for-trinn-guide en ressurs ment å skissere og beskrive hvert trinn for å oppfylle en prosess. Og den er utformet slik at enhver ansatt eller kunde kan følge gjennom og utføre de nødvendige oppgavene på en vellykket måte.

For digital adopsjon er dokumentasjon nøkkelen til å holde brukerne engasjert i produktet ditt og bryte ned komplekse oppgaver til enkle prosessdokumenter.

Hvordan gagner trinnvise veiledninger virksomheten din?

Å dokumentere prosessen din er fordelaktig og nødvendig for enhver virksomhet som ønsker å skalere.

De viktigste fordelene inkluderer:

Forbedret kunnskapsdeling

Ifølge McKinsey bruker ansatte 20 % av arbeidsuken på å søke etter informasjon om en oppgave.

Med riktig dokumentasjon kan teamet ditt raskt få tilgang til denne informasjonen hver gang de trenger den. I tillegg gjør det det lettere å ta med nye ansatte uten mye friksjon.

Og til slutt, kundene dine slipper å vente i timevis for å få svar på de enkle spørsmålene deres. De vil umiddelbart løse problemene sine på egen hånd takket være selvbetjente guider.

Forebygging av menneskelige feil

Ved å lage og distribuere veiledninger som skisserer de viktigste forretningsprosessene, kan du forhindre en stor del av feil forårsaket av uriktige prosedyrer.

Kundestøtteagentene dine er bare mennesker, og de kan også gjøre feil ofte. Tenk på nye medarbeidere som ikke kjenner inn- og utsiden av produktet så godt ennå, eller den utmattede agenten som ble kontaktet av en annen kunde på slutten av den lange arbeidsdagen.

Med stabil dokumentasjon på plass, er alt agentene dine trenger å gjøre å lede kundene dine mot disse ressursene.

Lavere driftskostnader

Med effektiv kunnskapsdeling og reduserte menneskelige feil, vil driftskostnadene dine uunngåelig reduseres som følge av reduserte feil og oppgaver som gjøres mer effektivt.

Nøkkelfunksjoner og elementer i effektive trinn-for-trinn-veiledninger

Nå, hva gjør en god guide i utgangspunktet? Her er hva du bør se etter:

Enkelt å forstå språk og instruksjoner

Tilgjengelighet er avgjørende for en trinn-for-trinn-guide. En viktig del av tilgjengeligheten er å skrive klart og konsist. Den generelle regelen er: hvis det er plass til å kutte et ord, gjør det. Si det på enklest mulig måte.

En god guide må kunne ta en oppgave som virker kompleks og dele den inn i flere enkle trinn som alle kan forstå. Og ha en klar idé om hvordan suksess ser ut og hvilke feil du bør unngå.

Klart definerte kronologiske trinn

Nå er det ikke nok å dele en prosess i trinn hvis den ikke følger en logisk rekkefølge. Det er derfor du må nummerere hvert trinn i oppgaven i en kronologisk flyt.

Et godt tips er å bruke sjekklister for å organisere trinnene i riktig rekkefølge og gjøre dem lettere å følge.

Visuelt innhold og eksempler

Selv om teksten er hovedmediet for å dokumentere prosessene dine, bør effektive trinnvise veiledninger også inkludere visuelle ressurser og videoressurser for å bedre forklare prosessen.

Disse kan brukes til å lære hvordan du navigerer i grensesnittet til produktet ditt, avklarer konsepter, letter læringskurven eller utfyller dine nåværende ressurser.

Looms videoopplæringer er et godt eksempel, siden de er veldig korte videoer som forklarer spesifikke oppgaver til brukeren og kan finnes rett inne i appen (ingen grunn til å forlate).

Hvordan dokumentere enhver prosess med trinnvise veiledninger

Til tross for at du følger de beste fremgangsmåtene, kan det hende du fortsatt trenger veiledning om hvordan du kommer i gang med dokumentasjonen. Her er vår fire-trinns prosess for å gjøre det:

1. Identifiser hvilke prosesser du dokumenterer

Først må du vite nøyaktig hva du prøver å dokumentere.

Ta en titt på hva teamet ditt gjør gjentatte ganger, og spør dem om hvilke prosesser som er verdt å dokumentere.

Lag deretter et grovt utkast til oppgaven, inkludert følgende:

• Navnet på oppgaven
• Målet
• Leveranser
• Definisjon av “ferdig”

Dette utkastet vil hjelpe deg med å angi arbeidsomfanget for hver oppgave og gi deg en grunnleggende idé om hvordan den ser ut.

2. Definer brukerpersonas og forstå målgruppen din

Du kan ikke forklare noe uten å vite hvem du snakker til.

Det er derfor du må definere målgruppen din med en brukerpersona.

Enten veiledningen er ment for ansatte eller kunder, bør du fokusere på de viktige aspektene, som jobber som skal utføres , smertepunkter, ansvar, motivasjoner, etc.

Og for å bygge personligheten din effektivt, må du samle dataene dine fra intervjuer, tilbakemeldinger fra kunder og mikroundersøkelser . En fiktiv person vil være ubrukelig.

Ta denne produktmarkedsføringssjefens persona som et eksempel:

3. Skisser hvert trinn i prosessen og skriv innholdet

Med prosessene og din målgruppes profil for hånden, kan du komme i gang med opprettelsesprosessen.

Lag først en oversikt over ressursen du lager.

Hvis det er en SOP, lag overskrifter for hvert trinn i prosessen og legg til notater om hva oppgaven innebærer og hva du ikke skal gjøre.

Når du har en anstendig disposisjon på plass, start skriveøkten og forklar hver prosess med et dypere detaljnivå. Sørg for å bryte ned informasjonen med kulepunkter, GIF-er, infografikk eller videoopplæringer for å gjøre det lettere å fordøye.

Og på slutten er det en god idé å gjennomføre minst én redigeringsrunde for å sikre at skriften er klar, konsis og ikke distraherer brukeren med unødvendig informasjon.

4. Bruk fremdriftslinjer og sjekklister for å indikere fremgang

Når ressursen din er ferdig, kan du bruke den til forskjellige formater – spesielt sjekklister.

For nye kunder vil du for eksempel at brukerne skal nå aktiveringspunktet og innse verdien av produktet ditt så raskt som mulig.

For å hjelpe med dette, kan du omforme en SOP til innføringssjekklister for å veilede kunder gjennom kjernefunksjonene til produktet ditt og få en kompleks prosess til å se enklere ut med mindre trinn.

Profftips : En beste praksis for UX-design er å legge til en fremdriftslinje og dummy-oppgaver (trinn som allerede er krysset ut) for å få brukeren til å føle at de har gjort fremgang. Det fungerer fordi – i henhold til Zeigarnik-effekten – husker hjernen vår uferdige oppgaver, noe som gir oss en høyere motivasjon til å fullføre noe vi allerede har begynt på.

Tips for å lage effektive trinnvise veiledninger

Når du begynner å publisere og bruke guider i bedriften din, er det fortsatt noen tips som kan utgjøre forskjellen mellom en veiledning som blir lest og en som blir fulgt.

Bruk interaktive gjennomganger der brukere lærer ved å gjøre

Produktgjennomganger er interaktive opplevelser i appen, vanligvis bestående av sekvenser av verktøytips og drevne handlinger, som tar brukeren gjennom trinnene de må ta for å fullføre nøkkeloppgaver i produktet.

Det spennende er at hvert nytt trinn utløses av at brukeren fullfører det forrige trinnet. Det er ingen vilkårlig dumping av informasjon på brukeren før de trenger den.

Fra brukerens perspektiv føles dette som en vennlig, en-til-en-prat.

Bygg inn trinnvise veiledninger i ressurssenteret ditt

Gjør guidene dine synlige og lett tilgjengelige, slik at brukerne alltid kan besøke dem på nytt.

For å gjøre det, opprett en ressurssenterbruker i appen og bygg inn alle selvbetjeningsressursene dine i den.

I tillegg til guider kan du også legge til en tilbakemeldingswidget i kunnskapsbasen din for å aktivere passiv tilbakemelding og gi dem tilgang til live chat og pedagogiske webinarer i tilfelle guider ikke er nok til å hjelpe dem.

Oppretthold en godt strukturert guide som er enkel å navigere

Det er lett å publisere mange guider og glemme å organisere dem.

Resultatet er et rotete ressurssenter som er vanskelig for brukere å navigere.

For dette er det viktig å organisere ressursene dine og lage en struktur for guidene dine (spesielt hvis de er lange).

Du kan gjøre dette på mange måter, for eksempel å legge til en innholdsfortegnelse i guiden eller gruppere flere guider for å lage en hel gjennomgang.

Asana, for eksempel, gjør dette ganske bra ved å legge til alle de nevnte tipsene og gjøre det enkelt for brukeren å navigere og raskt hoppe til informasjonen de leter etter uten å måtte lese hele guiden.

Bruk AI til å generere og bygge inn videoer i guider i appen

Vi er i en tid hvor du utnytter kunstig intelligens for å lage interaktive videoguider ved å skrive inn tekst.

Med et AI-videoskapingsverktøy som Synthesia kan du generere videoopplæringer og raskt omforme produktguider til videoer.

I tillegg, hvis du ønsker å bringe det til neste nivå, integreres Synthesia med Userpilot (et kundesuksessverktøy), slik at du kan bygge inn automatiserte videoopplæringer i UI-mønstrene dine (verktøytips, sjekklister osv.) for å utdanne kunder.

Tilby veiledning på flere språk

Som et internasjonalt SaaS-selskap har du sannsynligvis kunder fra hele verden.

Så hvorfor ikke lage produktguider for dem på deres lokale språk og gjøre det lettere for dem å lese og forstå instruksjonene?

Å oversette hver enkelt informasjon til flere språk kan høres ut som en drenerende prosess, men lokalisering er definitivt verdt innsatsen. Dessuten er det mange verktøy som kan hjelpe deg med å automatisere dette og skalere!

Med et verktøy som Userpilot kan du automatisk oversette innholdet i kunnskapsbasen til mer enn 32 språk. Dessuten kan du til og med oversette opplevelsene dine i appen til flere språk!

Samle tilbakemeldinger fra elevene dine og forbedre veiledningene dine

Den mest oversett praksis er å få tilbakemeldinger fra folk som leser dokumentasjonen din. Slike tilbakemeldinger kan gi deg dypere innsikt i hvordan du kan lage bedre guider i fremtiden og gjøre livet enklere for brukerne dine.

Mål effektiviteten til guidene dine ved å samle inn data fra elever . Du kan bruke disse dataene til å identifisere veiledninger som trenger forbedring fordi elevene vurderte dem som lite hjelpsomme. Deretter kan du, ved å bruke ekspertenes innsikt, gå tilbake til og forbedre disse veiledningene.

Oppdater instruksjonene dine regelmessig

Hold dokumentasjonen oppdatert etter hvert som arbeidsflyter, funksjoner og retningslinjer endres. I stedet for å slite med utdaterte instruksjoner, kan leserne følge de nye og få jobben gjort uten friksjon.

Verktøy for å lage trinnvise veiledninger

Det kan være svært tidkrevende å opprette, omformåle og organisere ressurser.

Heldigvis er det noen nyttige verktøy du kan bruke for å lette denne prosessen (og kalles ikke Microsoft Word):

Brukerpilot

Userpilot er et kundesuksessverktøy for å bygge guider i appen ved å bruke flere brukergrensesnittmønstre inne i produktet ditt, for eksempel sjekklister, verktøytips, modaler, etc.

Det er nyttig når du vil omforme en brukerveiledning til en sjekkliste eller en interaktiv gjennomgang – slik at brukere kan motta opplæringen de trenger rett inne i appen uten å måtte sjekke en ekstra fane.

Ikke bare det, men det lar deg også lage en kunnskapsbase i appen og vise personlig tilpasset innhold basert på brukersegmentet. I tillegg gir deg muligheten til å oversette ressursene dine til mer enn 32 språk automatisk.

Skribent

Hvis du trenger et verktøy for å lage de faktiske ressursene, er Scribe verktøyet du leter etter.

Med Scribe kan du ta opp skjermen mens du utfører en oppgave, og når du er ferdig, vil den legge ut alle trinnene med kommenterte skjermbilder, god skriving og klikkmerker.

For dedikerte oppgaver kan du enkelt be noen fra teamet ditt om å gjøre opptaket og sende deg Scribe-utkastet, så du trenger bare å redigere det og legge til detaljene, tilpasse det for merkevarebygging, koble til andre ressurser og så videre.

Guidene kan deles med en lenke eller eksporteres til andre formater.

Vevstol

Loom er en go-to app for å lage videoopplæringer og raskt komplettere guidene dine.

Verktøyet kan ta opp skjermen og kameraet samtidig, noe som gjør det enkelt å gjøre en gjennomgang for enhver prosess, gi tilbakemelding mens du er på farten, samarbeide og forbedre onboarding-opplevelsen.

I tillegg lar Loom deg også organisere videoene dine, legge til kommentarer og redigere dem etter hvert som du er ferdig med opptaket – så det er ikke nødvendig å bruke videoredigeringsverktøy for grunnleggende formater.

Avslutter

Det er ingen tvil om at det er nødvendig å dokumentere prosessene dine hvis du vil at virksomheten skal fungere problemfritt.

Så hvis du er interessert i å utnytte interaktive trinnvise veiledninger i bedriften din, be om en Userpilot-demo for å få mest mulig ut av pengene dine.