Miten luoda tehokkaita Step-By-Step-oppaita SaaS-tuotteellesi?

Vaiheittaiset oppaat ovat dokumentaatiosi perusta, ja ne ovat välttämättömiä, jos haluat mahdollistaa tuotteen kasvun.

Asianmukaisella dokumentoinnilla voi olla suuri merkitys, kun ulkoistat prosesseja, palkkaat uusia työntekijöitä ja opastat asiakkaita käyttämään tuotetta tarkoituksenmukaisesti.

Tässä artikkelissa käsitellään hyvän tuoteoppaan keskeisiä elementtejä ja työkaluja, joiden avulla voit toteuttaa ne.

TL;DR

• Vaiheittainen opas on resurssi, joka on suunniteltu niin, että kuka tahansa työntekijä tai asiakas voi seurata ja suorittaa vaaditut tehtävät. Siinä hahmotellaan ja kuvataan jokainen vaihe, jonka avulla prosessi voidaan toteuttaa onnistuneesti.
• Vaiheittaisten oppaiden luominen on välttämätöntä mille tahansa skaalautuvalle yritykselle. Se hyödyttää tiedon jakamista (tiedon nopea saatavuus käyttäjille), vähentää inhimillisiä virheitä ja alentaa käyttökustannuksia.
• Hyvän vaiheittaisen oppaan on oltava helppotajuinen, siinä on määriteltävä selkeät kronologiset vaiheet prosessin loppuun saattamiseksi, ja sen on sisällettävä muita muotoja, kuten videoita ja visuaalista materiaalia, jotka täydentävät opasta.
• Prosessien dokumentointiin ja käyttöön on neljä vaihetta:

1. Määrittele tiimisi kanssa dokumentoitavat prosessit ja laadi karkea luonnos.
2. Tutki kohderyhmääsi ja rakenna tarkka henkilökuva henkilöstä, joka lukee opasta (olipa se sitten tarkoitettu työntekijöille tai asiakkaille).
3. Hahmottele ja kirjoita opas. Lisää mahdollisimman monta yksityiskohtaa.
4. Lisää oppaisiin tarkistuslistoja ja listaa kaikki tehtävät aikajärjestyksessä.

• Seuraavassa on muutamia vinkkejä vaiheittaisten ohjeiden laatimiseen:

1. Luo vuorovaikutteisia läpikäyntejä, joissa jokainen uusi vaihe käynnistyy, kun käyttäjä on suorittanut edellisen vaiheen.
2. Upota vaiheittaiset oppaasi resurssikeskukseen , jotta käyttäjät voivat palata niihin milloin tahansa.
3. Rakenna oppaasi ja luo läpikäyntioppaita, jotta käyttäjät voivat lukea vain osan artikkelista löytääkseen etsimänsä tiedot.
4. Voit luoda ja upottaa videoita sovelluksen sisäisiin oppaisiin tekoälyn avulla kirjoittamalla tekstiä. Synthesian ja Userpilotin integrointi tekee tämän mahdolliseksi!
5. Toteuta lokalisointi ja tarjoa ohjeita useilla kielillä, jotta englantia äidinkielenään puhumattomat henkilöt ymmärtävät ja toistavat ohjeesi helpommin.
6. Kerää palautetta oppijoilta ja paranna oppaita käyttäjien näkemysten perusteella.
7. Päivitä ohjeistuksesi säännöllisesti ja pidä asiakirjat ajan tasalla.

• Seuraavassa on kolme työkalua, joiden avulla voit tehdä vaiheittaisista oppaista vähemmän aikaa vieviä:

1. Userpilot on asiakastyytyväisyystyökalu, jonka avulla voit opastaa käyttäjiä käyttöliittymämalleilla, kuten modaaleilla, työkaluvihjeillä, interaktiivisilla läpikäynneillä ja niin edelleen. Lisäksi voit rakentaa tietopohjaa ja muokata sen sisältöä käyttäjäsegmenttien perusteella.
2. Scribe on sovellus, joka voi tallentaa näytön tehtävää suorittaessasi ja luoda välittömästi oppaan, jossa on kuvakaappauksia ja yksityiskohtaisia ohjeita.
3. Loom on paras sovellus asynkroniseen viestintään ja video-opetusvideoiden tallentamiseen, joilla voit täydentää prosessidokumentaatiota (ja tehdä yhteistyötä tiimikavereidesi kanssa).

Mitä vaiheittaiset oppaat ovat SaaS:ssä?

SaaS:ssä vaiheittainen opas on resurssi, jonka tarkoituksena on hahmotella ja kuvata jokainen vaihe prosessin toteuttamiseksi. Ja se on suunniteltu niin, että kuka tahansa työntekijä tai asiakas voi seurata ja suorittaa vaaditut tehtävät onnistuneesti.

Digitaalisen käyttöönoton kannalta dokumentaatio on avainasemassa, jotta käyttäjät pysyvät sitoutuneina tuotteeseen ja monimutkaiset tehtävät voidaan jakaa yksinkertaisiksi prosessidokumenteiksi.

Miten vaiheittaiset oppaat hyödyttävät yritystäsi?

Prosessien dokumentointi on hyödyllistä ja välttämätöntä kaikille yrityksille, jotka haluavat skaalautua.

Sen tärkeimpiä etuja ovat:

Tietämyksen jakamisen parantaminen

McKinseyn mukaan työntekijät käyttävät 20 prosenttia työviikostaan siihen, että he etsivät tietoa jostakin tehtävästä.

Oikeanlaisen dokumentaation avulla tiimisi voi saada nämä tiedot nopeasti käyttöönsä aina, kun he niitä tarvitsevat. Lisäksi se helpottaa uusien työntekijöiden palvelukseen ottamista ilman suurempaa kitkaa.

Ja lopuksi, asiakkaidesi ei tarvitse odottaa tuntikausia saadakseen vastauksen yksinkertaisiin kysymyksiinsä. Itsepalveluoppaiden ansiosta he ratkaisevat ongelmansa välittömästi itse.

Inhimillisten virheiden ehkäisy

Luomalla ja jakamalla ohjeita, joissa hahmotellaan keskeiset liiketoimintaprosessit, voit estää suuren osan virheistä, jotka johtuvat virheellisistä menettelyistä.

Asiakaspalvelijasi ovat vain ihmisiä, ja hekin voivat tehdä usein virheitä. Ajattele uusia työntekijöitä, jotka eivät vielä tunne tuotteen yksityiskohtia kovin hyvin, tai uupunutta agenttia, johon toinen asiakas otti yhteyttä pitkän työpäivän päätteeksi.

Kun dokumentaatio on vakaa, agenttisi tarvitsee vain ohjata asiakkaat näiden resurssien pariin.

Alhaisemmat käyttökustannukset

Kun tiedon jakaminen on tehokasta ja inhimilliset virheet vähenevät, toimintakustannukset pienenevät väistämättä, koska virheet vähenevät ja tehtävät hoituvat tehokkaammin.

Tehokkaiden vaiheittaisten oppaiden keskeiset ominaisuudet ja elementit

Mikä ylipäätään tekee hyvästä oppaasta hyvän? Seuraavaa sinun tulisi etsiä:

Helposti ymmärrettävä kieli ja ohjeet

Saavutettavuus on olennaisen tärkeää vaiheittaisessa oppaassa. Tärkeä osa saavutettavuutta on selkeä ja tiivis kirjoittaminen. Yleissääntö on: jos sanaa voi leikata, tee niin. Sano se mahdollisimman helposti.

Hyvän oppaan on pystyttävä jakamaan monimutkaiselta vaikuttava tehtävä useisiin yksinkertaisiin vaiheisiin, jotka kuka tahansa voi ymmärtää. Ja sinulla on selkeä käsitys siitä, miltä menestys näyttää ja mitä virheitä kannattaa välttää.

Selkeästi määritellyt kronologiset vaiheet

Prosessin jakaminen vaiheisiin ei riitä, jos se ei noudata loogista järjestystä. Siksi sinun on numeroitava jokainen tehtävän vaihe aikajärjestyksessä.

Hyvä vinkki on käyttää tarkistuslistoja, jotta vaiheet voidaan järjestää oikeaan järjestykseen ja niitä on helpompi seurata.

Visuaalinen sisältö ja esimerkit

Vaikka teksti on tärkein väline prosessien dokumentoinnissa, tehokkaisiin vaihe vaiheelta eteneviin oppaisiin tulisi sisällyttää myös visuaalisia ja videoresursseja, jotta prosessi voidaan selittää paremmin.

Niitä voidaan käyttää opettamaan, miten tuotteen käyttöliittymässä navigoidaan, selventämään käsitteitä, helpottamaan oppimista tai täydentämään nykyisiä resursseja.

Loomin video-oppaat ovat hyvä esimerkki, sillä ne ovat hyvin lyhyitä videoita, jotka selittävät käyttäjälle tiettyjä tehtäviä, ja ne löytyvät suoraan sovelluksen sisältä (ei tarvitse poistua).

Miten dokumentoida mikä tahansa prosessi vaiheittaisten oppaiden avulla?

Vaikka noudatat parhaita käytäntöjä, saatat silti tarvita opastusta siihen, miten dokumentointi aloitetaan. Tässä on nelivaiheinen prosessimme:

1. Tunnista, mitä prosesseja dokumentoit

Ensin on tiedettävä, mitä tarkalleen ottaen yrität dokumentoida.

Katso, mitä tiimisi tekee toistuvasti, ja kysy heiltä, mitkä prosessit kannattaa dokumentoida.

Laadi sitten tehtävästä karkea luonnos, joka sisältää seuraavat asiat:

• Tehtävän nimi
• Tavoite
• Toimitettavat tuotteet
• Määritelmä “done”

Tämä luonnos auttaa sinua määrittelemään kunkin tehtävän laajuuden ja antaa sinulle perusajatuksen siitä, miltä se näyttää.

2. Määrittele käyttäjäpersoonat ja ymmärrä kohdeyleisösi.

Et voi selittää jotain tietämättä, kenelle puhut.

Siksi sinun on määriteltävä kohderyhmäsi käyttäjäpersoonan avulla.

Riippumatta siitä, onko opas tarkoitettu työntekijöille vai asiakkaille, sinun on keskityttävä tärkeisiin seikkoihin, kuten tehtäviin, kipupisteisiin, vastuualueisiin, motivaatioihin jne.

Jotta persoona voidaan rakentaa tehokkaasti, on kerättävä tietoja haastatteluista, asiakaspalautteesta ja mikrokyselyistä. Fiktiivinen persoona on hyödytön.

Otetaan esimerkiksi tämä tuotemarkkinointipäällikön persoona:

3. Hahmottele prosessin jokainen vaihe ja kirjoita sisältö.

Kun prosessit ja kohdeyleisösi profiili ovat käsillä, voit aloittaa luomisprosessin.

Tee ensin hahmotelma resurssista, jonka olet tekemässä.

Jos kyseessä on SOP, luo otsikot jokaiselle prosessin vaiheelle ja lisää muistiinpanoja siitä, mitä tehtävään kuuluu ja mitä ei saa tehdä.

Kun sinulla on kunnollinen hahmotelma, aloita kirjoittaminen ja selitä kukin prosessi yksityiskohtaisemmin. Varmista, että jaottelet tiedot luettelopisteillä, GIF-kuvilla, infografiikoilla tai opetusvideoilla, jotta ne ovat helpommin omaksuttavissa.

Lopuksi on hyvä tehdä ainakin yksi muokkauskierros, jotta varmistetaan, että teksti on selkeää ja tiivistä eikä häiritse käyttäjää tarpeettomilla tiedoilla.

4. Käytä edistymispalkkeja ja tarkistuslistoja edistymisen osoittamiseen.

Kun resurssisi on valmis, voit käyttää sitä uudelleen eri muodoissa – erityisesti tarkistuslistoissa.

Esimerkiksi uusien asiakkaiden kohdalla haluat, että käyttäjät saavuttavat aktivointipisteen ja ymmärtävät tuotteesi arvon mahdollisimman nopeasti.

Voit käyttää SOP:n uudelleen käyttöönoton tarkistuslistoiksi, joilla voit opastaa asiakkaita tuotteesi keskeisten ominaisuuksien läpi ja saada monimutkaisen prosessin näyttämään helpommalta pienemmillä vaiheilla.

Ammattilaisvinkki: UX-suunnittelun parhaana käytäntönä on lisätä edistymispalkki ja tekotehtäviä (vaiheet on jo yliviivattu), jotta käyttäjä tuntee edistyvänsä. Se toimii, koska Zeigarnik-efektin mukaan aivomme muistavat keskeneräiset tehtävät, mikä lisää motivaatiota saattaa loppuun jo aloitettu tehtävä.

Vinkkejä tehokkaiden vaiheittaisten oppaiden luomiseen

Kun olet alkanut julkaista ja käyttää oppaita yrityksessäsi, on vielä muutama vinkki, jotka voivat tehdä eron sen välillä, luetaanko opas vai noudatetaanko sitä.

Käytä interaktiivisia läpikäyntejä, joissa käyttäjät oppivat tekemällä.

Tuotteen läpikäynti on interaktiivinen sovelluksen sisäinen kokemus, joka koostuu yleensä työkaluvihjeiden ja ohjattujen toimintojen sarjoista, jotka opastavat käyttäjää tuotteen keskeisten tehtävien suorittamisessa tarvittaviin vaiheisiin.

Jännittävintä on, että jokainen uusi vaihe käynnistyy, kun käyttäjä suorittaa edellisen vaiheen. Käyttäjälle ei anneta mielivaltaisesti tietoa ennen kuin hän tarvitsee sitä.

Käyttäjän näkökulmasta tämä tuntuu ystävälliseltä, kahdenkeskiseltä keskustelulta.

Upota vaiheittaiset oppaasi resurssikeskukseen.

Tee oppaista näkyviä ja helposti saatavilla olevia, jotta käyttäjät voivat aina palata niihin.

Luo sovelluksen sisäinen resurssikeskuksen käyttäjä ja upota kaikki itsepalveluresurssisi siihen.

Oppaiden lisäksi voit lisätä tietopohjaan palautevidgetin, jotta voit antaa passiivista palautetta, ja antaa heille pääsyn live-chattiin ja koulutuksellisiin webinaareihin, jos oppaat eivät riitä auttamaan heitä.

Ylläpidä hyvin jäsenneltyä opasta, jossa on helppo navigoida.

On helppo julkaista paljon oppaita ja unohtaa niiden järjestäminen.

Tuloksena on sotkuinen resurssikeskus, jossa käyttäjien on vaikea navigoida.

Tätä varten on tärkeää järjestää resurssit ja luoda oppaille rakenne (etenkin jos ne ovat pitkiä).

Voit tehdä tämän monella tavalla, esimerkiksi lisäämällä oppaaseen sisällysluettelon tai ryhmittelemällä useita oppaita kokonaiseksi läpikäynniksi.

Esimerkiksi Asana tekee tämän melko hyvin lisäämällä kaikki mainitut vinkit ja tekemällä käyttäjälle helpoksi navigoida ja siirtyä nopeasti etsimiinsä tietoihin ilman, että hänen tarvitsee lukea koko opasta.

Käytä tekoälyä videoiden luomiseen ja upottamiseen sovelluksen sisäisiin oppaisiin.

Elämme aikakautta, jolloin tekoälyä voidaan hyödyntää interaktiivisten video-oppaiden luomiseen pelkällä tekstin kirjoittamisella.

Synthesian kaltaisella tekoälyvideon luontityökalulla voit luoda video-oppaita ja muuntaa tuoteoppaita nopeasti videoiksi.

Lisäksi, jos haluat viedä sen seuraavalle tasolle, Synthesia integroituu Userpilotiin (asiakastyytyväisyystyökalu), jonka avulla voit upottaa automaattisia video-opastuksia käyttöliittymäkuvioihisi (työkaluvihjeet, tarkistuslistat jne.) asiakkaiden kouluttamiseksi.

Tarjota opastusta useilla kielillä

Kansainvälisenä SaaS-yrityksenä sinulla on todennäköisesti asiakkaita ympäri maailmaa.

Miksi emme siis laadi heille tuoteoppaita heidän paikallisilla kielillään ja helpota heidän lukemistaan ja ohjeiden ymmärtämistä?

Jokaisen tiedon kääntäminen useille kielille saattaa kuulostaa rasittavalta prosessilta, mutta lokalisointi on ehdottomasti vaivan arvoista. Sitä paitsi on olemassa paljon työkaluja, joiden avulla voit automatisoida tämän ja skaalautua!

Userpilotin kaltaisella työkalulla voit kääntää tietopohjan sisällön automaattisesti yli 32 kielelle. Lisäksi voit jopa kääntää sovelluksen sisäisiä kokemuksia useille kielille!

Kerää palautetta oppijoilta ja paranna oppaita.

Eniten unohdettu käytäntö on saada palautetta dokumentaatiota lukevilta henkilöiltä. Tällaisen palautteen avulla voit saada syvällisempää tietoa siitä, miten voit luoda parempia oppaita tulevaisuudessa ja tehdä käyttäjien elämästä helpompaa.

Mittaa oppaiden tehokkuutta keräämällä tietoja oppijoilta. Voit käyttää näitä tietoja tunnistamaan oppaat, joita on parannettava, koska oppijat ovat arvioineet ne hyödyttömiksi. Sen jälkeen voit asiantuntijoiden näkemysten avulla tarkistaa ja parantaa näitä oppaita.

Päivitä ohjeet säännöllisesti

Pidä dokumentaatio ajan tasalla työnkulkujen, ominaisuuksien ja ohjeiden muuttuessa. Sen sijaan, että lukijat joutuisivat kamppailemaan vanhentuneiden ohjeiden kanssa, he voivat seurata uusia ohjeita ja tehdä työnsä ilman kitkaa.

Työkalut vaiheittaisten oppaiden luomiseen

Resurssien luominen, uudelleenkäyttö ja järjestäminen voi olla hyvin aikaa vievää.

Onneksi on olemassa hyödyllisiä työkaluja, joilla voit helpottaa tätä prosessia (eikä niiden nimi ole Microsoft Word):

Userpilot

Userpilot on asiakkaan onnistumisen työkalu, jonka avulla voit rakentaa sovelluksen sisäisiä oppaita käyttämällä tuotteessasi useita käyttöliittymämalleja, kuten tarkistuslistoja, työkaluvihjeitä, modaaleja jne.

Se on hyödyllinen, kun haluat muuttaa käyttöoppaan tarkistuslistaksi tai interaktiiviseksi läpikäynniksi, jotta käyttäjät voivat saada tarvitsemansa koulutuksen suoraan sovelluksen sisällä ilman, että heidän tarvitsee tarkistaa ylimääräistä välilehteä.

Sen lisäksi voit myös luoda sovelluksen sisäisen tietopankin ja näyttää yksilöllistä sisältöä käyttäjäsegmentin perusteella. Lisäksi voit kääntää resurssit yli 32 kielelle automaattisesti.

Kirjuri

Jos tarvitset työkalun varsinaisten resurssien luomiseen, Scribe on etsimäsi työkalu.

Scribe-ohjelmalla voit tallentaa näytön tehtävää suorittaessasi, ja kun olet valmis, se esittää kaikki vaiheet kommentoiduilla kuvakaappauksilla, hyvällä kirjoituksella ja klikkausmerkeillä.

Erityistehtäviä varten voit helposti pyytää jotakuta tiimistäsi tekemään tallennuksen ja lähettämään sinulle Scribe-luonnoksen, jolloin sinun tarvitsee vain muokata sitä ja lisätä yksityiskohtia, mukauttaa sitä brändäystä varten, linkittää muita resursseja ja niin edelleen.

Oppaita voi jakaa linkin avulla tai viedä muihin tiedostomuotoihin.

Loom

Loom on sovellus, jolla voit luoda video-oppaita ja täydentää oppaita nopeasti.

Työkalu voi tallentaa samanaikaisesti näytön ja kameran, joten minkä tahansa prosessin läpikäynti on helppoa, palautteen antaminen liikkeellä ollessa, yhteistyön tekeminen ja perehdyttämiskokemuksen parantaminen on helppoa.

Lisäksi Loom mahdollistaa videoiden järjestämisen, kommenttien lisäämisen ja muokkaamisen nauhoituksen päätyttyä, joten videonmuokkaustyökaluja ei tarvitse käyttää perusmuotoiluja varten.

Pakkaaminen

Prosessien dokumentointi on epäilemättä välttämätöntä, jos haluat yrityksesi toimivan moitteettomasti.

Jos siis olet kiinnostunut hyödyntämään vuorovaikutteisia vaiheittaisia oppaita yrityksessäsi, pyydä Userpilot-demoa, jotta saat parhaan mahdollisen hyödyn irti.