Hur du skapar effektiva steg-för-steg-ledningar för din SaaS-produkt

Steg-för-steg-guider är grunden för din dokumentation och ett måste om du vill möjliggöra produkttillväxt.

Korrekt dokumentation kan vara till stor hjälp när du lägger ut processer på entreprenad, anställer nya medarbetare och hjälper kunderna att använda din produkt på avsett sätt.

Den här artikeln tar upp de viktigaste delarna i en bra produktguide och de verktyg som kan hjälpa dig att implementera dem.

TL;DR

• En steg-för-steg-guide är en resurs som är utformad så att alla anställda eller kunder kan följa upp och utföra de uppgifter som krävs. Den beskriver varje steg för att genomföra en process på ett framgångsrikt sätt.
• Att skapa steg-för-steg-handledningar är nödvändigt för alla företag med storskalig verksamhet. Det gynnar kunskapsdelning (ger användarna snabb tillgång till information), minskar mänskliga fel och sänker driftskostnaderna.
• En bra steg-för-steg-guide måste vara lätt att förstå för vem som helst, bör innehålla tydliga kronologiska steg för att slutföra processen och måste innehålla ytterligare format, t.ex. videoklipp och visuella bilder som kompletterar guiden.
• Det finns fyra steg för att dokumentera och använda dina processer:

1. Samtala med ditt team för att identifiera de processer som måste dokumenteras och skapa ett grovt utkast.
2. Undersök din målgrupp och skapa en exakt persona av den person som kommer att läsa guiden (oavsett om den är avsedd för anställda eller kunder).
3. Skissa och skriv din handledning. Lägg till så många detaljer som möjligt.
4. Lägg till checklistor i dina guider och lista varje uppgift i kronologisk ordning.

• Här är några tips för att skapa steg-för-steg-instruktioner:

1. Skapa interaktiva genomgångar där varje nytt steg utlöses av att användaren slutför det föregående steget.
2. Bädda in dina steg-för-steg-guider i ditt resurscenter så att användarna kan komma tillbaka till dem närhelst de behöver dem.
3. Strukturera dina guider och skapa genomgångar så att användarna kan läsa endast en del av artikeln för att hitta den information de söker.
4. Använd AI för att generera och bädda in videor i guider i appen genom att bara skriva in text. Integrationen mellan Synthesia och Userpilot gör detta möjligt!
5. Implementera lokalisering och erbjud vägledning på flera språk för att göra det lättare för personer som inte har engelska som modersmål att förstå och kopiera dina instruktioner.
6. Samla in feedback från dina elever och förbättra dina guider utifrån användarnas insikter.
7. Uppdatera regelbundet dina instruktioner och håll din dokumentation uppdaterad.

• Här är tre verktyg som du kan använda för att göra steg-för-steg-guider mindre tidskrävande:

1. Userpilot är ett verktyg för kundframgång som kan hjälpa dig att vägleda dina användare med hjälp av UI-mönster som modaler, verktygstips, interaktiva genomgångar och så vidare. Dessutom kan du bygga din kunskapsbas och anpassa innehållet utifrån användarsegment.
2. Scribe är en app som kan spela in skärmen när du utför en uppgift och omedelbart skapa en guide med skärmdumpar och detaljerade instruktioner.
3. Loom är den bästa appen för asynkron kommunikation och inspelning av videohandledningar som du kan använda för att komplettera din processdokumentation (och för att samarbeta med dina lagkamrater).

Vad är steg-för-steg-guider i SaaS?

Inom SaaS är en steg-för-steg-guide en resurs som syftar till att beskriva varje steg i en process. Och den är utformad så att alla anställda eller kunder kan följa upp och utföra de nödvändiga uppgifterna på ett framgångsrikt sätt.

För digital användning är dokumentation nyckeln till att hålla användarna engagerade i din produkt och att bryta ner komplexa uppgifter till enkla processdokument.

Hur gynnar steg-för-steg-guider ditt företag?

Att dokumentera din process är fördelaktigt och nödvändigt för alla företag som vill skala upp.

De viktigaste fördelarna är följande:

Förbättrat kunskapsutbyte

Enligt McKinsey spenderar de anställda 20 % av sin arbetsvecka på att söka information om en uppgift.

Med rätt dokumentation kan din personal snabbt få tillgång till denna information varje gång de behöver den. Dessutom blir det lättare att ta in nya medarbetare utan större problem.

Och slutligen behöver dina kunder inte vänta i timmar på att få svar på sina enkla frågor. De löser omedelbart sina problem på egen hand tack vare självbetjäningsguider.

Förebyggande av mänskliga fel

Genom att skapa och distribuera guider som beskriver de viktigaste affärsprocesserna kan du förhindra en stor del av de fel som orsakas av felaktiga förfaranden.

Dina kundtjänstmedarbetare är bara människor och de kan också göra misstag ofta. Tänk på nyanställda som ännu inte känner till produktens alla detaljer eller på den utmattade agenten som kontaktades av en annan kund i slutet av en lång arbetsdag.

Med stabil dokumentation på plats behöver dina agenter bara hänvisa dina kunder till dessa resurser.

Lägre driftskostnader

Med effektiv kunskapsdelning och minskade mänskliga fel kommer dina driftskostnader oundvikligen att minska till följd av färre fel och effektivare utförda uppgifter.

Viktiga egenskaper och element i effektiva steg-för-steg-ledningar

Vad är det som gör en bra guide till en bra guide i första hand? Här är vad du bör leta efter:

Lättförståeligt språk och lättförståeliga instruktioner

Tillgänglighet är viktigt för en steg-för-steg-guide. En viktig del av tillgängligheten är att skriva tydligt och kortfattat. Den allmänna regeln är: om det finns utrymme att skära bort ett ord, gör det. Säg det på enklast möjliga sätt.

En bra guide måste kunna ta en uppgift som verkar komplicerad och dela upp den i flera enkla steg som alla kan förstå. Och du har en klar uppfattning om hur framgång ser ut och vilka misstag du ska undvika.

Tydligt definierade kronologiska steg

Det räcker inte att dela in en process i steg om den inte följer en logisk ordning. Därför måste du numrera varje steg i uppgiften i ett kronologiskt flöde.

Ett bra tips är att använda checklistor för att organisera stegen i rätt ordning och göra dem lättare att följa.

Visuellt innehåll och exempel

Även om texten är det viktigaste mediet för att dokumentera dina processer bör effektiva steg-för-steg-manualer också innehålla visuella resurser och videor för att bättre förklara processen.

Dessa kan användas för att lära ut hur man navigerar i gränssnittet för din produkt, klargöra begrepp, underlätta inlärningsprocessen eller komplettera dina nuvarande resurser.

Looms videohandledning är ett bra exempel, eftersom det är mycket korta videor som förklarar specifika uppgifter för användaren och som finns direkt i appen (du behöver inte lämna den).

Hur du dokumenterar alla processer med steg-för-steg-guide

Trots att du följer de bästa metoderna kan du fortfarande behöva vägledning om hur du ska komma igång med din dokumentation. Här är vår fyrstegsprocess för att göra det:

1. Identifiera vilka processer du dokumenterar

Först måste du veta exakt vad du försöker dokumentera.

Ta en titt på vad ditt team gör och fråga dem vilka processer som är värda att dokumentera.

Gör sedan ett grovt utkast till uppgiften och skriv följande:

• Uppdragets namn
• Målet
• Resultat
• Definition av “gjort”

Detta utkast hjälper dig att fastställa arbetsområdet för varje uppgift och ger dig en grundläggande uppfattning om hur det ser ut.

2. Definiera användarpersonas och förstå din målgrupp.

Man kan inte förklara något utan att veta vem man talar till.

Därför måste du definiera din målgrupp med hjälp av en användarpersona.

Oavsett om guiden är avsedd för anställda eller kunder bör du fokusera på de viktiga aspekterna, t.ex. arbetsuppgifter som ska utföras, smärtor, ansvarsområden, motivation osv.

Och för att bygga en persona på ett effektivt sätt måste du samla in data från intervjuer, kundfeedback och mikroundersökningar. En påhittad personlighet är oanvändbar.

Ta den här produktmarknadsföringschefen som exempel:

3. Beskriv varje steg i processen och skriv innehållet.

När du har processerna och målgruppens profil i handen kan du börja med skapandeprocessen.

Gör först en översikt över den resurs som du ska göra.

Om det är en SOP kan du skapa rubriker för varje steg i processen och lägga till anteckningar om vad uppgiften innebär och vad man inte ska göra.

När du har en bra översikt kan du börja skriva och förklara varje process mer ingående. Se till att dela upp informationen med punkter, GIF:er, infografik eller videohandledning för att göra den lättare att ta till sig.

Och i slutet är det en bra idé att göra minst en redigering för att se till att texten är tydlig, kortfattad och inte distraherar användaren med onödig information.

4. Använd framstegsbalkar och checklistor för att visa på framsteg.

När resursen är klar kan du använda den i olika format – särskilt checklistor.

När det gäller nya kunder vill du till exempel att användarna ska nå aktiveringspunkten och inse värdet av din produkt så snabbt som möjligt.

För att hjälpa till med detta kan du använda en SOP till checklistor för att guida kunderna genom de viktigaste funktionerna i din produkt och få en komplex process att se enklare ut med mindre steg.

Proffstips: En bästa praxis för UX-design är att lägga till en framstegsindikator och låtsasuppgifter (steg som redan är överstrukna) för att få användaren att känna att han eller hon har gjort framsteg. Det fungerar eftersom – enligt Zeigarnik-effekten – vår hjärna minns oavslutade uppgifter, vilket ger oss en högre motivation att avsluta något vi redan har påbörjat.

Tips för att skapa effektiva steg-för-steg-guider

När du börjar publicera och använda guider på ditt företag finns det fortfarande några tips som kan göra skillnaden mellan en guide som läses och en som följs.

Använda interaktiva genomgångar där användarna lär sig genom att göra

Produktgenomgångar är interaktiva upplevelser i appen, som vanligtvis består av sekvenser av verktygstips och drivna åtgärder, som leder användaren genom de steg som han eller hon måste ta för att slutföra viktiga uppgifter i produkten.

Det spännande är att varje nytt steg utlöses av att användaren slutför det föregående steget. Användaren får inte godtyckligt mycket information innan han eller hon behöver den.

Ur användarens perspektiv känns detta som en vänlig, personlig chatt.

Bädda in dina steg-för-steg-guider i ditt resurscenter

Gör dina guider synliga och lättillgängliga så att användarna alltid kan återkomma till dem.

För att göra det skapar du en användare av ett resurscenter i appen och bäddar in alla dina självbetjäningsresurser i den.

Förutom guider kan du också lägga till en widget för återkoppling i din kunskapsbas för att möjliggöra passiv återkoppling och ge dem tillgång till livechatt och utbildningswebbinarier om guiderna inte räcker till för att hjälpa dem.

Upprätthåll en välstrukturerad guide som är enkel att navigera i.

Det är lätt att publicera många guider och glömma bort att organisera dem.

Resultatet är ett rörigt resurscenter som är svårt för användarna att navigera.

Därför är det viktigt att organisera dina resurser och skapa en struktur för dina guider (särskilt om de är långa).

Du kan göra detta på många olika sätt, t.ex. genom att lägga till en innehållsförteckning i din guide eller genom att gruppera flera guider för att skapa en hel genomgång.

Asana, till exempel, gör detta ganska bra genom att lägga till alla de nämnda tipsen och göra det enkelt för användaren att navigera och snabbt hoppa till den information de söker utan att behöva läsa hela guiden.

Använd AI för att generera och bädda in videor i guider i appen.

Vi befinner oss i en tid då du kan använda artificiell intelligens för att skapa interaktiva videoguider genom att bara skriva in text.

Med ett verktyg för AI-videoskapande som Synthesia kan du skapa videotutorials och snabbt omvandla produktguider till videor.

Och om du vill ta det till nästa nivå kan Synthesia integreras med Userpilot (ett verktyg för kundframgång), så att du kan bädda in automatiserade videohandledningar i dina gränssnittsmönster (verktygstips, checklistor osv.) för att utbilda kunderna.

Erbjuda vägledning på flera språk

Som ett internationellt SaaS-företag har du förmodligen kunder från hela världen.

Så varför inte skapa produktguider för dem på deras lokala språk och göra det lättare för dem att läsa och förstå instruktionerna?

Att översätta varje del av informationen till flera språk kan låta som en ansträngande process, men lokalisering är definitivt värt besväret. Dessutom finns det många verktyg som kan hjälpa dig att automatisera detta och skala!

Med ett verktyg som Userpilot kan du automatiskt översätta innehållet i din kunskapsbas till mer än 32 språk. Dessutom kan du till och med översätta dina upplevelser i appen till flera språk!

Samla in feedback från dina elever och förbättra dina guider

Den mest förbisedda metoden är att få feedback från de personer som läser din dokumentation. Sådan feedback kan ge dig djupare insikter om hur du kan skapa bättre guider i framtiden och göra livet enklare för dina användare.

Mät hur effektiva dina guider är genom att samla in data från eleverna. Du kan använda dessa uppgifter för att identifiera guider som behöver förbättras eftersom eleverna ansåg att de inte var till hjälp. Med hjälp av experternas insikter kan du sedan se över och förbättra dessa guider.

Uppdatera regelbundet dina instruktioner

Håll dokumentationen uppdaterad när arbetsflöden, funktioner och riktlinjer ändras. Istället för att kämpa med föråldrade instruktioner kan läsarna följa de nya instruktionerna och få sina jobb gjorda utan problem.

Verktyg för att skapa steg-för-steg-guider

Att skapa, återanvända och organisera resurser kan vara mycket tidskrävande.

Som tur är finns det några användbara verktyg som du kan använda för att underlätta den här processen (och som inte heter Microsoft Word):

Userpilot

Userpilot är ett verktyg för kundframgång för att bygga guider i appen med hjälp av flera UI-mönster i din produkt, t.ex. checklistor, verktygstips, modaler osv.

Det är användbart när du vill omvandla en användarhandbok till en checklista eller en interaktiv genomgång – så att användarna kan få den utbildning de behöver direkt i appen utan att behöva kontrollera ytterligare en flik.

Dessutom kan du skapa en kunskapsbas i appen och visa personligt innehåll baserat på användarsegmentet. Dessutom har du möjlighet att översätta dina resurser till mer än 32 språk automatiskt.

Skrivare

Om du behöver ett verktyg för att skapa de faktiska resurserna är Scribe det verktyg du söker.

Med Scribe kan du spela in din skärm medan du utför en uppgift, och när du är klar kommer den att visa alla steg med kommenterade skärmdumpar, bra skrivning och klickmarkeringar.

För dedikerade uppgifter kan du enkelt be någon i ditt team att göra inspelningen och skicka dig Scribe-utkastet, så att du bara behöver redigera det och lägga till detaljer, anpassa det för varumärkesprofilering, länka andra resurser och så vidare.

Guiderna kan delas med en länk eller exporteras till andra format.

Vävmaskin

Loom är en app för att skapa videohandledningar och snabbt komplettera dina guider.

Verktyget kan samtidigt spela in skärmen och kameran, vilket gör det enkelt att göra en genomgång av vilken process som helst, ge feedback på språng, samarbeta och förbättra introduktionsupplevelsen.

Dessutom kan du med Loom organisera dina videor, lägga till kommentarer och redigera dem när du spelar in – du behöver alltså inte använda videoredigeringsprogram för grundläggande format.

Avslutning

Det råder ingen tvekan om att det är nödvändigt att dokumentera dina processer om du vill att ditt företag ska fungera smidigt.

Så om du är intresserad av att använda interaktiva steg-för-steg-guider i ditt företag, begär en Userpilot-demo för att få ut det mesta av dina pengar.