Successfully onboarding your customers is tricky, right? If it takes too long for new users to see the value in your product, they may abandon it and start looking elsewhere. Luckily, there are plenty of customer onboarding software options to help you. We’ve done all the hard work for you and compiled this list of the best customer onboarding software and apps in 2023. There’s something for everyone. From teams looking to increase user adoption and activation rates, to MVPs and early-stage startups, to SaaS companies scaling up.
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Summary
- When choosing SaaS integration software , it’s important to consider whether it’s aimed at early-stage or expanding SaaS businesses.
- You also need to determine whether you need integration in the app, via email, in help documents, or a combination of the three.
- Benefits of integration tools include improved activation , retention , and feature adoption , as well as reduced support and development costs.
- For early-stage SaaS companies, the best customer onboarding software is Userlist and Encharge for email; Help Scout, Document360, and Helpjuice for help documents; and HelpHero and Tooltip.io for apps.
- When choosing onboarding software for SaaS (especially if you’re scaling), look for a no-code tool that lets you segment users , analyze their in-app behavior, communicate with them within the app, and create interactive guides .
- For growing SaaS businesses, the best SaaS onboarding software tool is Userpilot.
What is customer onboarding software?
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An interactive tour that helps new users understand the key features of your product and thus activate it.
Common features
Ventajas de la incorporación de clientes de SaaS
- Mejorar la tasa de activación: probablemente la métrica de incorporación más importante.
- Retener más clientes: más clientes se quedan el tiempo suficiente para experimentar el valor de su producto.
- Mejore la adopción de funciones: pruebe a crear un tooltip y a dirigirlo a la función elegida mediante una plataforma de adopción digital como Userpilot. Es muy probable que la tasa de uso aumente.
- Reducir el volumen de tickets de asistencia: si un cliente está atascado, es más rápido que resuelva su propio problema consultando una información sobre herramientas o echando un vistazo al widget del centro de ayuda, en lugar de esperar en una cola para hablar con un agente de asistencia.
- Reduzca los costes de desarrollo: si no lo ha visto antes, los responsables de marketing de productos pueden crear elementos de interfaz de usuario con software de integración sin código como Userpilot. Esto significa que no tendrás que cargar a tu equipo de desarrollo con la creación de tooltips y hotspots desde cero.
Criterios para elegir su software de onboarding
¿Puede segmentar a sus usuarios?
¿Puede analizar el comportamiento de sus usuarios?
¿Sus recorridos son realmente interactivos?
¿Puedes comunicarte con tus usuarios in-app?
¿Su herramienta de onboarding está realmente libre de código?
Software de captación de clientes para SaaS a gran escala
Mientras que las empresas en fase inicial (más información al respecto más adelante) simplemente necesitan ayudar a guiar a los usuarios a través del producto, las empresas SaaS en fase de expansión necesitan mucho más. Para empezar, las empresas en fase de escala realizarán muchos más experimentos de incorporación. Esto significa que es crucial que el software de incorporación de clientes ofrezca pruebas A/B y otras formas de experimentación. Esto crea una oportunidad para el éxito del cliente. Obviamente, no se pueden realizar experimentos sin análisis detallados, por lo que también es importante que el software de incorporación de clientes proporcione los datos necesarios para tomar decisiones sobre el producto. Por último, es útil contar con soporte para varios equipos de producto, ya que es probable que distintos equipos trabajen en diferentes partes de su producto.
Software de incorporación de clientes nº 1 – Userpilot
Sí, vamos a empezar nuestra lista con nuestro propio software. Userpilot se distingue de la competencia por la gran variedad de patrones de onboarding que puedes crear sin necesidad de codificar. Desde modales a información sobre herramientas, y acciones dirigidas a zonas activas, todo lo que pueda necesitar está disponible y puede elegir entre crear una simple información sobre herramientas o un completo recorrido interactivo (vea por qué los recorridos son mejores que las visitas guiadas de productos aquí). Puede elegir entre listas de control, diapositivas, modales y mucho más. Todo está libre de código y es totalmente personalizable según la marca de su empresa.
Si utiliza la función de segmentación de Userpilot, también podrá personalizar sus recorridos en función de las necesidades individuales de cada segmento.
- Ubicación
- Dispositivo
- Idioma
- Nivel de cuenta
- Edad de la cuenta
- Dirección de correo electrónico de la empresa
Si necesitas comunicarte con tus clientes in-app, Userpilot también te permitirá hacerlo. Userpilot ofrece encuestas NPS, así como microencuestas cualitativas.
A diferencia de otras herramientas de onboarding del mercado, todas estas funciones están incluidas en todos los niveles del plan, y el único código que necesitarás es un pequeño fragmento de JS durante la instalación. A partir de ahí, todo está libre de código, lo que significa que sus desarrolladores podrán centrarse en complejos problemas de ingeniería en lugar de cambiar el color de un tooltip. Userpilot tiene todo lo que necesitas, y el precio comienza en 249 $ para 2500 MAUs. Solicite hoy mismo una demostración gratuita.
Software de integración de clientes nº 2 – Pendo
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La función Rutas, que permite a las empresas de SaaS visualizar todas las rutas posibles de entrada y salida de un evento personalizado concreto.
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Embudos, que permiten seguir el progreso de los usuarios hacia una secuencia de pasos preestablecida.
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Informes, que mostrarán gráficamente varias métricas de adopción, como las páginas vistas.
Software de incorporación de clientes nº 3 – Appcues
Software de captación de clientes para SaaS en fase inicial
Las startups tienen mucho que considerar cuando piensan en un software de incorporación de clientes. Se necesita una buena combinación de incorporación proactiva y reactiva (esto quedará más claro a medida que avancemos). También hay que tener en cuenta los distintos medios: correo electrónico, documentos de ayuda y mensajes dentro de la aplicación… Además: elegir el software de onboarding adecuado es un poco como elegir a la persona adecuada para casarse. Tomar la decisión equivocada puede determinar el éxito o el fracaso de la adopción de un producto. La cuestión es que las herramientas de integración son muy rígidas. Una vez que has creado un elaborado proceso de onboarding con varios correos electrónicos, experiencias y tooltips, es prácticamente imposible trasladarlo a otra herramienta sin toda esa sangre, sudor y lágrimas de construirlo desde cero. Por lo tanto, asegúrese de pensarlo bien para no malgastar tiempo y recursos en herramientas que no le ayuden a conseguir el crecimiento de adopción de usuarios que persigue.
Software SaaS de captación de clientes por correo electrónico
Cuando un cliente empiece a utilizar su producto por primera vez, estará un poco inseguro. Pasarán un rato jugando y luego desaparecerán para ir a hacer otra cosa. El software de incorporación por correo electrónico ayudará a captar a estos clientes y a mejorar los índices de adopción del producto. Hay dos aspectos diferentes de la incorporación que debe tener en cuenta al utilizar el correo electrónico. Los hay proactivos y reactivos. La proactiva es aquella en la que se conoce el camino que va a seguir el usuario. A continuación, puede utilizar mensajes de correo electrónico para guiarles de forma proactiva. El onboarding reactivo es aquel en el que el usuario ha explorado a fondo el producto y lo ha activado. Puede que tengan preguntas más detalladas. En este sentido, el proceso de incorporación por correo electrónico es un poco redundante, a no ser que esté dispuesto a configurar flujos de trabajo por correo electrónico para cada resultado posible, lo que llevaría demasiado tiempo. Así pues, la incorporación por correo electrónico es una forma de incorporación proactiva, y estas herramientas de incorporación de clientes pueden ayudar en el proceso de incorporación y a lograr el éxito de los clientes.
Software SaaS de incorporación de clientes #4 – Lista de usuarios
La primera herramienta de incorporación de clientes de la que hablaremos aquí es Userlist. Userlist se ha diseñado para facilitar al máximo el envío de flujos de incorporación automatizados por correo electrónico o a través de la aplicación. Para el propósito de este artículo, hablaremos de la funcionalidad de correo electrónico de Userlist. Puede configurar activadores avanzados basados en el comportamiento del usuario dentro de la aplicación. Por ejemplo, es posible que desee que un proceso de incorporación se active cuando un usuario llega por primera vez a una página específica de su producto. Userlist cuenta con una interfaz de usuario limpia y sencilla que facilita enormemente la creación de mensajes de correo electrónico y optimiza la experiencia de incorporación. También ofrece segmentación, para que pueda enviar diferentes flujos de incorporación a grupos específicos de nuevos clientes. Esta es una buena forma de adaptar la experiencia de incorporación a diferentes casos de uso o clientes en diferentes etapas del proceso de incorporación para lograr el éxito del cliente. En cuanto a los precios, Userlist ofrece un buen plan de inicio para las primeras fases de desarrollo. Cuesta sólo 9 dólares al mes por mensajes ilimitados y hasta 100 nuevos usuarios. El precio sube bastante a medida que se actualiza, pero en general el precio es justo para la funcionalidad que se obtiene. En general, Userlist es una mejor herramienta de incorporación de clientes si desea poner su incorporación por correo electrónico en piloto automático.
Software de incorporación de clientes nº 5 – Encharge
En realidad, Encharge es mucho más que una herramienta de incorporación por correo electrónico. También te permite enviar anuncios de Facebook y trabajar como parte de tu pila de marketing. De nuevo, a efectos de este artículo, me centraré en la funcionalidad del correo electrónico. Encharge cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar que facilita la creación de flujos de trabajo de correo electrónico. Si no tienes tiempo para crearlas, puedes elegir entre un montón de plantillas de eficacia probada de Dropbox y Airtable. También tiene acceso a la segmentación avanzada de usuarios, para que las campañas sólo se envíen a los nuevos usuarios más relevantes. Encharge se conecta a todas sus herramientas favoritas, incluyendo Segment, Intercom y Hubspot. En cuanto a los precios, Encharge cuesta a partir de 49 dólares al mes. Esto le da hasta 2000 suscriptores. Creo que es un precio justo si vas a utilizar las funciones de marketing que ofrece Encharge. Si lo que buscas es algo que te ayude en el proceso de integración del correo electrónico, yo me inclinaría más por Userlist.
Software de incorporación de clientes para documentos de ayuda
Mientras que la incorporación por correo electrónico es un ejemplo de incorporación proactiva, los documentos de ayuda son todo lo contrario: son reactivos. Recuerde que el onboarding reactivo tiene lugar cuando un usuario ya tiene una idea de cómo utilizar su producto. A veces sólo necesitan que se les responda a una pregunta. Los documentos de ayuda son una excelente forma de ofrecer a los nuevos usuarios un enfoque de autoaprendizaje. Pueden acceder a ellos como y cuando lo necesiten, haciendo que su experiencia de incorporación sea autodirigida. El siguiente grupo de herramientas está diseñado para ayudar a las empresas de SaaS en fase inicial a crear sus documentos de ayuda.
Software SaaS de incorporación de clientes #6 – Help Scout
Help Scout ofrece una gran funcionalidad a la hora de crear y mantener tus documentos de ayuda. Con un sencillo editor de artículos, es fácil añadir nuevos documentos de ayuda a tu colección. Help Scout también te ayuda a enlazar artículos relevantes y organizarlos en categorías lógicas. Si lo prefiere, puede incluso incrustar los artículos del documento de ayuda en otro lugar, como una página de su sitio o incluso dentro del propio producto. Esto significa que puede hacer que sus documentos de ayuda sean aún más accesibles. También ofrecen un widget de centro de ayuda llamado Beacon que le permite proporcionar artículos relevantes a sus usuarios a medida que interactúan con su producto. Help Scout cuesta a partir de 20 dólares al mes por usuario (si se factura anualmente), lo que está más o menos en línea con otras herramientas de documentación de ayuda.
Software SaaS de incorporación de clientes #7 – Document360
El siguiente en nuestra lista de software de incorporación de clientes es Document360. Si simplemente buscas una herramienta que te ayude a crear documentos de ayuda, ésta es una gran elección. Puede que no tenga todas las funcionalidades que tiene Help Scout, pero lo que ofrece es una forma sencilla de crear y gestionar tus documentos de ayuda. Hay un editor sencillo que se centra en la escritura. A continuación, puede organizar los artículos en diferentes categorías y secciones. También es importante la posibilidad de personalizar la marca para adaptarla a su propio estilo y crear coherencia. Otra función interesante y potencialmente útil es la posibilidad de crear documentos de ayuda privados protegidos por contraseña. Es una buena forma de crear documentos internos para sus empleados. Document360 cuesta a partir de 49 $ al mes por proyecto (facturación anual). Es un poco caro, teniendo en cuenta que sus funciones son algo más limitadas que las de otros programas de captación de clientes. Dicho esto, si quieres un enfoque sencillo para los documentos de ayuda, entonces esto podría funcionar para ti.
Software de incorporación de clientes #8 – Helpjuice
Helpjuice es la última herramienta de documentos de ayuda de nuestra lista. Al igual que los demás, ofrece una forma completa de crear y mantener los artículos de los documentos de ayuda. Hay un editor incorporado para que puedas crear tus documentos de ayuda y luego organizarlos en una estructura que tenga sentido para tus nuevos clientes. Y lo que es más interesante, Helpjuice permite a tu equipo colaborar en documentos de ayuda, de forma muy similar a como se hace con Google Docs. Esto podría ser útil cuando empiece a crear sus documentos de ayuda. Otra función que ofrece Helpjuice es el análisis detallado. Esto le permite ver lo que buscan los usuarios, así como el impacto que están teniendo sus documentos de ayuda. Helpjuice te costará 120 dólares al mes por el plan de inicio, que te da acceso a todas las funciones para un máximo de 4 usuarios. Es bastante caro, sobre todo para las empresas de SaaS en fase inicial, así que quizá haya que tenerlo en cuenta para el futuro.
Incorporación de clientes a la aplicación
El último tipo de onboarding que quiero analizar es el onboarding dentro de la aplicación. Esto se refiere a cualquier incorporación que tenga lugar dentro de su producto. Incluye visitas guiadas a los productos, recorridos interactivos y otros elementos, como información sobre herramientas y listas de comprobación. Anteriormente mencionamos el mejor software de onboarding in-app para escalar empresas SaaS, por lo que estas son las opciones perfectas para las empresas SaaS en fase inicial que desean optimizar su experiencia de onboarding y mejorar la activación:
#9 – HelpHero
HelpHero se centra en facilitar al máximo la incorporación de visitas guiadas a tu producto SaaS. Ofrece un editor visual de recorridos que le permite ver el aspecto que tendrá su recorrido por el producto a medida que lo edita. No se necesita código para crear los recorridos, lo que significa que no tienes que emplear un valioso tiempo de desarrollo. Puede personalizar el aspecto de su recorrido para que encaje con la interfaz de usuario y la marca de su producto. Además de los recorridos por los productos, puede añadir listas de comprobación a su producto, lo que permite a los usuarios ver su progreso y añade un elemento de gamificación. También tiene la posibilidad de segmentar y añadir activadores para que sólo a determinados grupos de usuarios se les muestre un recorrido por un producto específico. Esto le ayuda a implantar el onboarding contextual -en el que se muestra a los usuarios el mensaje adecuado en el momento oportuno- de su producto. HelpHero cuesta a partir de 25 $ al mes, lo que te proporciona todas las funciones para un máximo de 1.000 usuarios activos mensuales. Parece un precio justo para la funcionalidad que se obtiene.
#10 – Tooltip.io
Tooltip.io es una aplicación de incorporación de clientes que se centra en la mensajería dentro de la aplicación. Se ofrece una amplia gama de tipos de mensajes: tooltips, popups, slideouts, banners, etc. Puedes crear fácilmente estos mensajes con la extensión de Chrome, sin necesidad de código. Tooltip.io también ofrece segmentación y activación personalizadas para que pueda llegar a la persona adecuada en el momento adecuado. También puede personalizar completamente la marca de los mensajes que envía, asegurándose de que coinciden con su producto. En definitiva, con Tooltip.io puedes crear flujos de onboarding tanto sencillos como complejos. Puede que le cueste un poco de trabajo si quiere una visita en profundidad del producto, pero tendrá un control total sobre cómo funciona el flujo. Los precios empiezan en 249 dólares al mes. Para las empresas en fase inicial, este precio puede ser demasiado elevado. Sin embargo, obtienes mucho por tu dinero, con hasta 100.000 usuarios activos mensuales y todas las funciones que ofrece el producto.
Alta interacción con el cliente
La captación de clientes es la más adecuada para las operaciones de gran cuantía. La incorporación de nuevos clientes a un producto o servicio suele llevar de unas semanas a varios meses. Necesita comunicación y colaboración frecuentes para mantener la implicación de las partes interesadas y el rumbo de los proyectos. Un software de incorporación de clientes de alto nivel le ayuda a gestionar múltiples proyectos de incorporación e implementación orientados al cliente, mejora la visibilidad para los líderes y eleva la experiencia del cliente.
#11 – Rocketlane
Rocketlane is a client engagement software specifically designed for high-touch client engagement. Think of it as a suite of project management, communication, and collaboration tools to streamline client onboarding and software implementation projects. 
Rocketlane features an elegant dashboard that provides visibility and insights into projects across your entire organization. It offers templates you can use to codify your best practices and create projects in just a few clicks. It also incorporates time tracking features that allow your team to log hours and provide visibility into their workload. Rocketlane’s key advantage is its client-centricity. The software allows you to impress your clients, make their lives easier, and hold them accountable for the entire process. Rocketlane provides a client portal that you can customize to reflect your brand. The portal facilitates the right level of client exchange across tasks, documents, and communication. Now, clients are always aware of the project or task status and can easily access information through magic links. No registration or passwords are required. Plus, with a unique unified workspace, you can collaborate live with clients on documents and project items. You can also mark work as private or shared to define what’s visible to whom. Rocketlane is best for SaaS companies serving mid- to large-sized businesses, IT services providers, system integrators, and marketing agencies. Pricing is $19 per user per month and includes a 21-day free trial. Accelerating time to value, bringing consistency to your methodology, and delivering a 5-star client onboarding experience couldn’t be easier.
Conclusion
About the author
Joe is a content writer with several years of experience working with SaaS startups. He is also the founder of Turing, a conversation design agency that makes chatbots more human.
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