Incorporar con éxito a sus clientes es complicado, ¿verdad? Si los nuevos usuarios tardan demasiado en percibir el valor de su producto, es posible que lo abandonen y empiecen a buscar en otra parte. Por suerte, hay muchas opciones de software de incorporación de clientes que le ayudarán. Hemos hecho todo el trabajo duro por ti y hemos elaborado esta lista de los mejores softwares y apps de onboarding de clientes en 2023. Hay para todos los gustos. Desde equipos que desean aumentar las tasas de adopción y activación de usuarios, pasando por MVP y startups en fase inicial, hasta empresas SaaS en fase de escalado.

Resumen

• A la hora de elegir un software de integración de SaaS, es importante tener en cuenta si está dirigido a empresas SaaS en fase inicial o en fase de expansión.
• También tiene que determinar si necesita una integración en la aplicación, por correo electrónico, en documentos de ayuda o una combinación de los tres.
• Entre las ventajas de las herramientas de integración se incluyen la mejora de la activación, la retención y la adopción de funciones, así como la reducción de los costes de asistencia y desarrollo.
• Para las empresas de SaaS en fase inicial, el mejor software de incorporación de clientes es Userlist y Encharge para el correo electrónico; Help Scout, Document360 y Helpjuice para los documentos de ayuda; y HelpHero y Tooltip.io para la aplicación.
• A la hora de elegir un software de onboarding para SaaS (especialmente si está ampliando), busque una herramienta sin código que le permita segmentar a los usuarios, analizar su comportamiento dentro de la aplicación, comunicarse con ellos dentro de la aplicación y crear guías interactivas.
• Para las empresas de SaaS en expansión, la mejor herramienta de software de incorporación de SaaS es Userpilot.

¿Qué es el software de incorporación de clientes?

• Un tooltip que muestra una nueva función que no es intuitiva
• Un recorrido interactivo que ayuda a los nuevos usuarios a comprender las principales características de su producto y, por lo tanto, a activarlo.
• Un modal que vende un nivel de cuenta superior a un cliente antiguo.
• Un widget del centro de ayuda que permite a los clientes acceder a su base de conocimientos desde el interior de su producto.

Criterios para elegir su software de onboarding

No necesitas que te diga que mires el precio. Pero si quiere medir el valor, debe prestar atención a los cinco factores siguientes:

¿Puede segmentar a sus usuarios?

Sin la capacidad de segmentar a sus usuarios, se quedará ofreciendo una experiencia de incorporación genérica para todos los tipos de usuarios.

Esta es una forma segura de alienar a su base de clientes, como argumentamos anteriormente en este artículo.

Así que lo primero que debe asegurarse de que su proceso de incorporación de usuarios tiene es una herramienta automatizada para dividir a los usuarios en segmentos.

¿Puede analizar el comportamiento de sus usuarios?

De nada sirve crear un proceso de incorporación sin poder medir los resultados de sus esfuerzos.

De lo contrario, ¿cómo sabría que los experimentos con productos que lleva a cabo son un éxito?

Por tanto, el software que elija debe tener capacidad de análisis. Una función de pruebas A/B es especialmente importante.

¿Sus recorridos son realmente interactivos?

Existen algunas herramientas de onboarding que sólo permiten crear recorridos de productos a partir de tooltips, o que creen que un recorrido lineal por el producto sigue siendo una buena forma de incorporar nuevos clientes. En su lugar, busque una herramienta que le permita crear recorridos que sean realmente interactivos, en el sentido de que respondan a las aportaciones del cliente.

Por ejemplo, si eres una herramienta de programación de redes sociales, no querrás que tu visita muestre a los usuarios la opción de publicar un mensaje de Facebook antes de que hayan conectado primero su cuenta de Facebook.

¿Puedes comunicarte con tus usuarios in-app?

Es fácil encontrar programas de integración que inundan la bandeja de entrada del cliente con notificaciones y encuestas por correo electrónico, pero ¿es realmente la mejor solución?

En lugar de arriesgarte a que tu usuario se distraiga con su bandeja de entrada, busca un software que te permita comunicarte con él dentro de la propia aplicación.

Las microencuestas son un medio excelente para ello. Las encuestas que envíe pueden ser cuantitativas (por ejemplo, NPS) o cualitativas (es decir, explicar por qué el usuario decidió hacer algo).

¿Su herramienta de onboarding está realmente libre de código?

Lamentablemente, hay herramientas de incorporación que se anuncian como «sin código», a pesar de no ser nada de eso.

Un problema habitual es cuando el software integrado permite crear elementos de interfaz de usuario sencillos sin código, pero luego exige el uso de CSS avanzado para crear algo más sofisticado. Realice las diligencias debidas con antelación y asegúrese de que su software de incorporación le ofrece lo que promete.

Software de captación de clientes para SaaS a gran escala

Mientras que las empresas en fase inicial (más información al respecto más adelante) simplemente necesitan ayudar a guiar a los usuarios a través del producto, las empresas SaaS en fase de expansión necesitan mucho más. Para empezar, las empresas en fase de escala realizarán muchos más experimentos de incorporación. Esto significa que es crucial que el software de incorporación de clientes ofrezca pruebas A/B y otras formas de experimentación. Esto crea una oportunidad para el éxito del cliente. Obviamente, no se pueden realizar experimentos sin análisis detallados, por lo que también es importante que el software de incorporación de clientes proporcione los datos necesarios para tomar decisiones sobre el producto. Por último, es útil contar con soporte para varios equipos de producto, ya que es probable que distintos equipos trabajen en diferentes partes de su producto.

Software de incorporación de clientes nº 1 – Userpilot

Sí, vamos a empezar nuestra lista con nuestro propio software. Userpilot se distingue de la competencia por la gran variedad de patrones de onboarding que puedes crear sin necesidad de codificar. Desde modales a información sobre herramientas, y acciones dirigidas a zonas activas, todo lo que pueda necesitar está disponible y puede elegir entre crear una simple información sobre herramientas o un completo recorrido interactivo (vea por qué los recorridos son mejores que las visitas guiadas de productos aquí). Puede elegir entre listas de control, diapositivas, modales y mucho más. Todo está libre de código y es totalmente personalizable según la marca de su empresa.

• Ubicación
• Dispositivo
• Idioma
• Nivel de cuenta
• Edad de la cuenta
• Dirección de correo electrónico de la empresa

Si necesitas comunicarte con tus clientes in-app, Userpilot también te permitirá hacerlo. Userpilot ofrece encuestas NPS, así como microencuestas cualitativas.

A diferencia de otras herramientas de onboarding del mercado, todas estas funciones están incluidas en todos los niveles del plan, y el único código que necesitarás es un pequeño fragmento de JS durante la instalación. A partir de ahí, todo está libre de código, lo que significa que sus desarrolladores podrán centrarse en complejos problemas de ingeniería en lugar de cambiar el color de un tooltip. Userpilot tiene todo lo que necesitas, y el precio comienza en 249 $ para 2500 MAUs. Solicite hoy mismo una demostración gratuita.

Software de integración de clientes nº 2 – Pendo

• La función Rutas, que permite a las empresas de SaaS visualizar todas las rutas posibles de entrada y salida de un evento personalizado concreto.
• Embudos, que permiten seguir el progreso de los usuarios hacia una secuencia de pasos preestablecida.
• Informes, que mostrarán gráficamente varias métricas de adopción, como las páginas vistas.

Software de incorporación de clientes nº 3 – Appcues

Software de captación de clientes para SaaS en fase inicial

Las startups tienen mucho que considerar cuando piensan en un software de incorporación de clientes. Se necesita una buena combinación de incorporación proactiva y reactiva (esto quedará más claro a medida que avancemos). También hay que tener en cuenta los distintos medios: correo electrónico, documentos de ayuda y mensajes dentro de la aplicación… Además: elegir el software de onboarding adecuado es un poco como elegir a la persona adecuada para casarse. Tomar la decisión equivocada puede determinar el éxito o el fracaso de la adopción de un producto. La cuestión es que las herramientas de integración son muy rígidas. Una vez que has creado un elaborado proceso de onboarding con varios correos electrónicos, experiencias y tooltips, es prácticamente imposible trasladarlo a otra herramienta sin toda esa sangre, sudor y lágrimas de construirlo desde cero. Por lo tanto, asegúrese de pensarlo bien para no malgastar tiempo y recursos en herramientas que no le ayuden a conseguir el crecimiento de adopción de usuarios que persigue.

Software SaaS de captación de clientes por correo electrónico

Cuando un cliente empiece a utilizar su producto por primera vez, estará un poco inseguro. Pasarán un rato jugando y luego desaparecerán para ir a hacer otra cosa. El software de incorporación por correo electrónico ayudará a captar a estos clientes y a mejorar los índices de adopción del producto. Hay dos aspectos diferentes de la incorporación que debe tener en cuenta al utilizar el correo electrónico. Los hay proactivos y reactivos. La proactiva es aquella en la que se conoce el camino que va a seguir el usuario. A continuación, puede utilizar mensajes de correo electrónico para guiarles de forma proactiva. El onboarding reactivo es aquel en el que el usuario ha explorado a fondo el producto y lo ha activado. Puede que tengan preguntas más detalladas. En este sentido, el proceso de incorporación por correo electrónico es un poco redundante, a no ser que esté dispuesto a configurar flujos de trabajo por correo electrónico para cada resultado posible, lo que llevaría demasiado tiempo. Así pues, la incorporación por correo electrónico es una forma de incorporación proactiva, y estas herramientas de incorporación de clientes pueden ayudar en el proceso de incorporación y a lograr el éxito de los clientes.

Software SaaS de incorporación de clientes #4 – Lista de usuarios

La primera herramienta de incorporación de clientes de la que hablaremos aquí es Userlist. Userlist se ha diseñado para facilitar al máximo el envío de flujos de incorporación automatizados por correo electrónico o a través de la aplicación. Para el propósito de este artículo, hablaremos de la funcionalidad de correo electrónico de Userlist. Puede configurar activadores avanzados basados en el comportamiento del usuario dentro de la aplicación. Por ejemplo, es posible que desee que un proceso de incorporación se active cuando un usuario llega por primera vez a una página específica de su producto. Userlist cuenta con una interfaz de usuario limpia y sencilla que facilita enormemente la creación de mensajes de correo electrónico y optimiza la experiencia de incorporación. También ofrece segmentación, para que pueda enviar diferentes flujos de incorporación a grupos específicos de nuevos clientes. Esta es una buena forma de adaptar la experiencia de incorporación a diferentes casos de uso o clientes en diferentes etapas del proceso de incorporación para lograr el éxito del cliente. En cuanto a los precios, Userlist ofrece un buen plan de inicio para las primeras fases de desarrollo. Cuesta sólo 9 dólares al mes por mensajes ilimitados y hasta 100 nuevos usuarios. El precio sube bastante a medida que se actualiza, pero en general el precio es justo para la funcionalidad que se obtiene. En general, Userlist es una mejor herramienta de incorporación de clientes si desea poner su incorporación por correo electrónico en piloto automático.

Software de incorporación de clientes nº 5 – Encharge

En realidad, Encharge es mucho más que una herramienta de incorporación por correo electrónico. También te permite enviar anuncios de Facebook y trabajar como parte de tu pila de marketing. De nuevo, a efectos de este artículo, me centraré en la funcionalidad del correo electrónico. Encharge cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar que facilita la creación de flujos de trabajo de correo electrónico. Si no tienes tiempo para crearlas, puedes elegir entre un montón de plantillas de eficacia probada de Dropbox y Airtable. También tiene acceso a la segmentación avanzada de usuarios, para que las campañas sólo se envíen a los nuevos usuarios más relevantes. Encharge se conecta a todas sus herramientas favoritas, incluyendo Segment, Intercom y Hubspot. En cuanto a los precios, Encharge cuesta a partir de 49 dólares al mes. Esto le da hasta 2000 suscriptores. Creo que es un precio justo si vas a utilizar las funciones de marketing que ofrece Encharge. Si lo que buscas es algo que te ayude en el proceso de integración del correo electrónico, yo me inclinaría más por Userlist.

Software de incorporación de clientes para documentos de ayuda

Mientras que la incorporación por correo electrónico es un ejemplo de incorporación proactiva, los documentos de ayuda son todo lo contrario: son reactivos. Recuerde que el onboarding reactivo tiene lugar cuando un usuario ya tiene una idea de cómo utilizar su producto. A veces sólo necesitan que se les responda a una pregunta. Los documentos de ayuda son una excelente forma de ofrecer a los nuevos usuarios un enfoque de autoaprendizaje. Pueden acceder a ellos como y cuando lo necesiten, haciendo que su experiencia de incorporación sea autodirigida. El siguiente grupo de herramientas está diseñado para ayudar a las empresas de SaaS en fase inicial a crear sus documentos de ayuda.

Software SaaS de incorporación de clientes #6 – Help Scout

Help Scout ofrece una gran funcionalidad a la hora de crear y mantener tus documentos de ayuda. Con un sencillo editor de artículos, es fácil añadir nuevos documentos de ayuda a tu colección. Help Scout también te ayuda a enlazar artículos relevantes y organizarlos en categorías lógicas. Si lo prefiere, puede incluso incrustar los artículos del documento de ayuda en otro lugar, como una página de su sitio o incluso dentro del propio producto. Esto significa que puede hacer que sus documentos de ayuda sean aún más accesibles. También ofrecen un widget de centro de ayuda llamado Beacon que le permite proporcionar artículos relevantes a sus usuarios a medida que interactúan con su producto. Help Scout cuesta a partir de 20 dólares al mes por usuario (si se factura anualmente), lo que está más o menos en línea con otras herramientas de documentación de ayuda.

Software SaaS de incorporación de clientes #7 – Document360

El siguiente en nuestra lista de software de incorporación de clientes es Document360. Si simplemente buscas una herramienta que te ayude a crear documentos de ayuda, ésta es una gran elección. Puede que no tenga todas las funcionalidades que tiene Help Scout, pero lo que ofrece es una forma sencilla de crear y gestionar tus documentos de ayuda. Hay un editor sencillo que se centra en la escritura. A continuación, puede organizar los artículos en diferentes categorías y secciones. También es importante la posibilidad de personalizar la marca para adaptarla a su propio estilo y crear coherencia. Otra función interesante y potencialmente útil es la posibilidad de crear documentos de ayuda privados protegidos por contraseña. Es una buena forma de crear documentos internos para sus empleados. Document360 cuesta a partir de 49 $ al mes por proyecto (facturación anual). Es un poco caro, teniendo en cuenta que sus funciones son algo más limitadas que las de otros programas de captación de clientes. Dicho esto, si quieres un enfoque sencillo para los documentos de ayuda, entonces esto podría funcionar para ti.

Software de incorporación de clientes #8 – Helpjuice

Helpjuice es la última herramienta de documentos de ayuda de nuestra lista. Al igual que los demás, ofrece una forma completa de crear y mantener los artículos de los documentos de ayuda. Hay un editor incorporado para que puedas crear tus documentos de ayuda y luego organizarlos en una estructura que tenga sentido para tus nuevos clientes. Y lo que es más interesante, Helpjuice permite a tu equipo colaborar en documentos de ayuda, de forma muy similar a como se hace con Google Docs. Esto podría ser útil cuando empiece a crear sus documentos de ayuda. Otra función que ofrece Helpjuice es el análisis detallado. Esto le permite ver lo que buscan los usuarios, así como el impacto que están teniendo sus documentos de ayuda. Helpjuice te costará 120 dólares al mes por el plan de inicio, que te da acceso a todas las funciones para un máximo de 4 usuarios. Es bastante caro, sobre todo para las empresas de SaaS en fase inicial, así que quizá haya que tenerlo en cuenta para el futuro.

Incorporación de clientes a la aplicación

El último tipo de onboarding que quiero analizar es el onboarding dentro de la aplicación. Esto se refiere a cualquier incorporación que tenga lugar dentro de su producto. Incluye visitas guiadas a los productos, recorridos interactivos y otros elementos, como información sobre herramientas y listas de comprobación. Anteriormente mencionamos el mejor software de onboarding in-app para escalar empresas SaaS, por lo que estas son las opciones perfectas para las empresas SaaS en fase inicial que desean optimizar su experiencia de onboarding y mejorar la activación:

#9 – HelpHero

HelpHero se centra en facilitar al máximo la incorporación de visitas guiadas a tu producto SaaS. Ofrece un editor visual de recorridos que le permite ver el aspecto que tendrá su recorrido por el producto a medida que lo edita. No se necesita código para crear los recorridos, lo que significa que no tienes que emplear un valioso tiempo de desarrollo. Puede personalizar el aspecto de su recorrido para que encaje con la interfaz de usuario y la marca de su producto. Además de los recorridos por los productos, puede añadir listas de comprobación a su producto, lo que permite a los usuarios ver su progreso y añade un elemento de gamificación. También tiene la posibilidad de segmentar y añadir activadores para que sólo a determinados grupos de usuarios se les muestre un recorrido por un producto específico. Esto le ayuda a implantar el onboarding contextual -en el que se muestra a los usuarios el mensaje adecuado en el momento oportuno- de su producto. HelpHero cuesta a partir de 25 $ al mes, lo que te proporciona todas las funciones para un máximo de 1.000 usuarios activos mensuales. Parece un precio justo para la funcionalidad que se obtiene.

#10 – Tooltip.io

Tooltip.io es una aplicación de incorporación de clientes que se centra en la mensajería dentro de la aplicación. Se ofrece una amplia gama de tipos de mensajes: tooltips, popups, slideouts, banners, etc. Puedes crear fácilmente estos mensajes con la extensión de Chrome, sin necesidad de código. Tooltip.io también ofrece segmentación y activación personalizadas para que pueda llegar a la persona adecuada en el momento adecuado. También puede personalizar completamente la marca de los mensajes que envía, asegurándose de que coinciden con su producto. En definitiva, con Tooltip.io puedes crear flujos de onboarding tanto sencillos como complejos. Puede que le cueste un poco de trabajo si quiere una visita en profundidad del producto, pero tendrá un control total sobre cómo funciona el flujo. Los precios empiezan en 249 dólares al mes. Para las empresas en fase inicial, este precio puede ser demasiado elevado. Sin embargo, obtienes mucho por tu dinero, con hasta 100.000 usuarios activos mensuales y todas las funciones que ofrece el producto.

Alta interacción con el cliente

La captación de clientes es la más adecuada para las operaciones de gran cuantía. La incorporación de nuevos clientes a un producto o servicio suele llevar de unas semanas a varios meses. Necesita comunicación y colaboración frecuentes para mantener la implicación de las partes interesadas y el rumbo de los proyectos. Un software de incorporación de clientes de alto nivel le ayuda a gestionar múltiples proyectos de incorporación e implementación orientados al cliente, mejora la visibilidad para los líderes y eleva la experiencia del cliente.

#11 – Rocketlane

Rocketlane es un software de captación de clientes diseñado específicamente para la captación de clientes con un alto grado de contacto. Considérelo un paquete de herramientas de gestión de proyectos, comunicación y colaboración para agilizar la incorporación de clientes y los proyectos de implantación de software. Rocketlane cuenta con un elegante panel de control que ofrece visibilidad y perspectivas de los proyectos de toda la organización. Ofrece plantillas que puedes utilizar para codificar tus mejores prácticas y crear proyectos en unos pocos clics. Además, incorpora funciones de control del tiempo que permiten a tu equipo registrar las horas y ofrecen visibilidad de su carga de trabajo. La principal ventaja de Rocketlane es su orientación al cliente. El software le permite impresionar a sus clientes, facilitarles la vida y responsabilizarles de todo el proceso. Rocketlane proporciona un portal de clientes que puede personalizar para reflejar su marca. El portal facilita el nivel adecuado de intercambio con el cliente en tareas, documentos y comunicación. Ahora, los clientes están siempre al tanto del estado del proyecto o la tarea y pueden acceder fácilmente a la información a través de enlaces mágicos. No es necesario registrarse ni introducir contraseñas. Además, con un espacio de trabajo unificado único en su clase, puede colaborar en directo con los clientes en documentos y elementos del proyecto. También puedes marcar el trabajo como privado o compartido para definir qué es visible para quién. Rocketlane funciona mejor para empresas de SaaS que prestan servicios a medianas y grandes empresas, servicios de TI, integradores de sistemas y agencias de marketing. Su precio es de 19 dólares al mes por usuario e incluye una prueba gratuita de 21 días. Acelerar el tiempo de obtención de valor, aportar coherencia a su metodología y ofrecer una experiencia de incorporación de clientes de 5 estrellas no puede ser más fácil.

Conclusión

Sobre el autor

Joe es redactor de contenidos, con varios años de experiencia trabajando con startups de SaaS. También es fundador de Turing, una agencia de diseño de conversaciones que hace que los chatbots sean más humanos.